2.7 - Διαχείριση του χρόνου

Περίληψη:

Η διαχείριση χρόνου αποτελεί βασικό στοιχείο της διαχείρισης ποιότητας. Ως Υπεύθυνος/-η Ποιότητας, θα πρέπει να γνωρίζετε το Τρίγωνο Έργου. Πρόκειται για ένα μοντέλο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό των βασικών στοιχείων που περιγράφουν τη συνολική Ποιότητα ενός έργου. Τα στοιχεία αυτά είναι το Αντικείμενο, το Κόστος, και ο Χρόνος.


Γιατί σάς ενδιαφέρει ως Υπεύθυνο/-η Ποιότητας;

  • Για να βελτιώσετε τη συνολική ποιότητα του οργανισμού: η εκμάθηση του τρόπου διαχείρισης του περιορισμού του χρόνου είναι κάτι που ο/η Υπεύθυνος/-η Ποιότητας δεν πρέπει να υποτιμήσει, καθώς είναι ο Χρόνος είναι ένας από τους τρεις πυλώνες που θα καθορίσουν το τελικό αποτέλεσμα του έργου
  • Για την υποστήριξη της διαδικασίας λήψης αποφάσεων: η απόφαση για το σε ποιον ή ποιους από τους περιορισμούς θα δοθεί προτεραιότητα δεν είναι σε καμία περίπτωση εύκολη για τον/την Υπεύθυνο/-η Ποιότητας
  • Για να μπορείτε να θέτετε προτεραιότητες μεταξύ των διαφορετικών περιορισμών: κάποιες φορές, όταν οι χρονικοί περιορισμοί είναι γνωστοί (π.χ. σε ένα πρόγραμμα κατάρτισης που πρέπει να ολοκληρωθεί εντός ενός προκαθορισμένου αριθμού μηνών), ο/η Υπεύθυνος/-η Ποιότητας θα πρέπει να υπολογίσει το Κόστος και το Αντικείμενο του έργου αναλόγως (το Αντικείμενο ενός έργου μπορεί να νοηθεί και ως η πολυπλοκότητά του, δηλαδή ο αριθμός των δραστηριοτήτων που πρέπει να διενεργηθούν για να θεωρηθεί το έργο ολοκληρωμένο). Σε άλλες περιπτώσεις, ενδέχεται το Αντικείμενο ή/και τα Κόστη ενός έργου να είναι οι προκαθορισμένοι περιορισμοί, ή απλά να θεωρούνται ως άμεσες προτεραιότητες. Συνεπώς, ο Χρόνος θα υπολογιστεί με βάση αυτά.
  • Για να μπορείτε να υπολογίζετε τον χρόνο που απαιτείται για να υλοποιήσετε τις δράσεις ή να κάνετε ουσιώδεις παρεμβάσεις στην ποιότητα

Πώς θα εφαρμόσω τα παραπάνω στην πράξη;

  • Προετοιμάστε ένα Χρονοδιάγραμμα για κάθε έργο, συμπεριλαμβάνοντας όλες τις δραστηριότητες που πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια του έργου, χωρίς να παραλείψετε τις δραστηριότητες διαχείρισης ποιότητας
  • Χρησιμοποιήστε την τεχνική που είναι γνωστή ως «δομή ανάλυσης έργου» (ΔΑΕ) [«work breakdown structure», στην εικόνα «WBS»], και μέσω αυτής υπολογίστε την προσπάθεια που απαιτείται για την υλοποίηση των μεμονωμένων ενεργειών. Η παρακάτω εικόνα είναι ένα παράδειγμα μιας ΔΑΕ που δεν σχετίζεται με τη διαχείριση ποιότητας. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα στην ενότητα με τα περαιτέρω αναγνώσματα.


  • Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για ολόκληρο το έργο. Το πιο σύνηθες εργαλείο για κάτι τέτοιο είναι το διάγραμμα Gantt (ένα ιστόγραμμα που απεικονίζει τις διαφορετικές δραστηριότητες ως μεμονωμένες γραμμές στο διάγραμμα), το οποίο βοηθά στην άμεση οπτικοποίηση του χρόνου που απαιτείται για την υλοποίηση της κάθε δραστηριότητας, σε σχέση με τη συνολική διάρκεια του έργου.


  • Χρησιμοποιήστε αυτά τα εργαλεία όχι μόνο στο στάδιο σχεδιασμού, αλλά και σε όλα τα στάδια του έργου, για τον έγκαιρο και έγκυρο εντοπισμό τυχόν καθυστερήσεων που οφείλονται είτε σε λάθος υπολογισμούς, είτε σε εξωτερικούς παράγοντες, και στη συνέχεια προσαρμόστε το πρόγραμμα αναλόγως.

Πώς θα γνωρίζω εάν και σε ποιο βαθμό έχω συμβάλει στη βελτίωση της ποιότητας της παροχής ΕΕΚ;

  • Επιτυγχάνοντας μια ρεαλιστική και εφικτή ροή εργασίας χάρη στην ανάπτυξη ενός διαγράμματος ΔΑΕ και διαγράμματος Gantt.
  • Τα έργα ολοκληρώνονται εγκαίρως.
  • Σύνδεσμοι & περαιτέρω αναγνώσματα:

Σύνδεσμοι & περαιτέρω αναγνώσματα:

  • Σχετικά με το Τρίγωνο Διαχείρισης Έργων (Project Management Triangle):

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι όροι που χρησιμοποιούνται για την περιγραφή των τριών στοιχείων του τριγώνου ενδέχεται να αλλάζουν, για παράδειγμα, σε μερικά από τα παρακάτω βίντεο, ο όρος Ποιότητα (Quality) αντικαθιστά τον όρο Scope (Αντικείμενο) ως μία από τις γωνίες του τριγώνου. Η ιδέα κατά βάση παραμένει η ίδια, ότι δηλαδή αυτό που μπορεί να επιτύχει ένα έργο εξαρτάται από τον διαθέσιμο χρόνο, την επένδυση που πραγματοποιήθηκε σε αυτό, και την πολυπλοκότητα του στόχου του. Το μοντέλο μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες του εκάστοτε οργανισμού ή έργου.

https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle

https://www.youtube.com/watch?v=JHSHOAfV-uw

https://www.youtube.com/watch?v=MKEyF2dmGaM

https://www.youtube.com/watch?v=wJoipiqjsTc

 

  • Σχετικά με τη Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS):

https://el.wikipedia.org/wiki/%CE%94%CE%BF%CE%BC%CE%AE_%CE%91%CE%BD%CE%AC%CE%BB%CF%85%CF%83%CE%B7%CF%82_%CE%95%CF%81%CE%B3%CE%B1%CF%83%CE%B9%CF%8E%CE%BD

https://www.workbreakdownstructure.com/how-to-make-a-work-breakdown-structure.php

  • Σχετικά με τα διαγράμματα Gantt:

https://el.wikipedia.org/wiki/%CE%94%CE%B9%CE%AC%CE%B3%CF%81%CE%B1%CE%BC%CE%BC%CE%B1_%CE%93%CE%BA%CE%B1%CE%BD%CF%84

Glossary
Unit 2
Time - Preparatory phase:
υψηλή: >1 week
Time - Regular tasks:
μέτρια: every week
Time - Length of commitment:
υψηλή: > 1 month
HR - Number of staff members:
χαμηλή: Just me
HR - Commitment by staff members:
υψηλή: >1 month
Economic investment:
χαμηλή: None, you can do it with your available resources
ICT skills:
καλές
Suggested Cards: before reading the current one: