3.5 - Υλοποίηση

Περίληψη

Ως Υπεύθυνος/-η Ποιότητας του οργανισμού ΕΕΚ σας, θα πρέπει να παρακολουθείτε τις δραστηριότητες και τα επιτεύγματα της ομάδας ή/και του οργανισμού. Κάτι τέτοιο όμως δεν είναι τόσο απλό, καθώς απαιτεί τον συνεχή έλεγχο της τήρησης των προθεσμιών, του αποτελέσματος, και της ποιότητας της κάθε εργασίας ξεχωριστά. Και επιπλέον, βάσει των αποτελεσμάτων από τους ελέγχους ποιότητάς σας, θα πρέπει να παρέχετε εποικοδομητική κριτική στην ομάδα ή/και τον εργοδότη σας, ώστε να μπορείτε να εξασφαλίζετε τη συμμόρφωση του οργανισμού ΕΕΚ σας με τα ισχύοντα πρότυπα ποιότητας. 

Γιατί σάς ενδιαφέρει ως Υπεύθυνο/-η Ποιότητας;

• Για να γνωρίζετε πάντοτε ποια πράγματα πρέπει να ελέγξετε, τις προθεσμίες αυτών, καθώς και να είστε σε θέση να παράσχετε τυχόν διευκρινίσεις στους/στις συναδέλφους/-ισσες σας· 
• Για να αντιλαμβάνεστε εάν η ομάδα σας πέτυχε τους στόχους που της αναθέσατε, και πόσο χρόνο της πήρε·
• Για να αντιλαμβάνεστε εάν η ομάδα σας πέτυχε τους στόχους που της αναθέσατε, εγκαίρως και σύμφωνα με τα πρότυπα ποιότητας·
• Για να εντοπίζετε κενά και τομείς που επιδέχονται βελτίωση συγκρίνοντας τα επιτεύγματα της ομάδας σας με τα αντίστοιχα πρότυπα ποιότητας· 
• Για να διασφαλίσετε την ποιότητα της εργασίας της ομάδας σας, καθώς είναι πολύ πιθανό κάποια στιγμή να χρειαστεί να προβείτε σε διορθωτικές ενέργειες για να μετριάσετε τον κίνδυνο της μη ικανοποίησης τυχόν απαιτήσεων τεχνικής και ποιοτικής φύσεως·
• Για να συγκρίνετε την πραγματική πρόοδο που σημειώθηκε με τις προσδοκίες που είχατε στη φάση του σχεδιασμού, εξετάζοντας τα αποτελέσματα των διαδικασιών από μια τεχνική και ποιοτική σκοπιά· 
• Για να δημιουργήσετε ένα αίσθημα οικειότητας εντός της εταιρείας σας, καθώς αυτό μπορεί να αναβαθμίσει την επικοινωνία σας με την ομάδα.

Πώς θα εφαρμόσω τα παραπάνω στην πράξη;

Όσον αφορά την υλοποίηση, δεν υπάρχει μια λύση που να ταιριάζει σε όλους/-ες, ωστόσο, συγκεντρώσαμε ορισμένες οδηγίες που θεωρούμε ότι θα σας φανούν χρήσιμες: 

• Πρώτα απ’ όλα, καλό είναι να γνωρίζετε τους στόχους που πρέπει να επιτύχετε, τα πρότυπα ποιότητας που πρέπει να ακολουθείτε, και τις προθεσμίες που δεσμεύουν χρονικά την ομάδα σας· 
• Έχετε στον οργανισμό σας κάποια Συμβουλευτική Επιτροπή Προτύπων Ποιότητας η οποία μπορεί να σας βοηθήσει ή θα χρειαστεί να απευθυνθείτε σε εξωτερικούς φορείς, μέσω ομάδων εστίασης, ερευνών και συνεντεύξεων; 
• Αφού αποκτήσετε μια σαφή εικόνα για τα παραπάνω, θα πρέπει να αναπτύξετε ένα έγγραφο εργασίας, δηλαδή το σχέδιο υλοποίησής σας, το οποίο θα υποστηρίζει τη δυναμική υλοποίησή σας·
• Το σχέδιο υλοποίησης θα σας υποστηρίζει στη χαρτογράφηση των διαφορετικών βημάτων, όπου κάθε βήμα θα ανατίθεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή ομάδα και θα συνοδεύεται από μια προκαθορισμένη προθεσμία για την ολοκλήρωσή του· στο σχέδιο υλοποίησης, θα πρέπει να διαιρέσετε τη στρατηγική ποιότητάς σας σε σαφή και αναγνωρίσιμα βήματα, αναθέτοντας κάθε βήμα (εάν απαιτείται), μαζί με μια ξεκάθαρη προθεσμία, σε ένα ή περισσότερα άτομα·
• Για το έγγραφο εργασίας σας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά εργαλεία (όπως Google drive & Asana), απλά ένα κομμάτι χαρτί και μια ατζέντα, ή/και τον ιστότοπο project manager.com, κ.λπ. Το σημαντικό σε αυτό είναι να επιτευχθεί η συνεργασία μεταξύ των ατόμων· 
• Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα δυναμικό διάγραμμα Gantt για να ελέγχετε τη συνέπεια στο προκαθορισμένα χρονοδιαγράμματα· 

Πώς θα γνωρίζω εάν και σε ποιο βαθμό έχω συμβάλει στη βελτίωση της ποιότητας της παροχής ΕΕΚ;

• Θα είστε σε θέση να διαπιστώσετε εάν η ομάδα σας επιτυγχάνει τους στόχους της, και να διασφαλίσετε ότι τα διορθωτικά μέτρα εφαρμόζονται με επιτυχία· 
• Θα μειωθεί ο χρόνος που σπαταλάτε για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων·
• Θα αυξηθούν τα πρότυπα ποιότητας για τις παραδόσεις της εταιρείας σας· 
• Θα μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε την πρόοδο της ομάδας σας, καθώς όλοι/όλες θα γνωρίζουν τα ισχύοντα πρότυπα ποιότητας, καθώς και τον τρόπο συμμόρφωσης με αυτά.

Σύνδεσμοι & περαιτέρω αναγνώσματα:

• Bero LA, Grilli R, Grimshaw JM, Harvey E, Oxman AD, Thomson MA, 2016. Quality Standards, Process and Methods Guide. 
• Smartsheets. 2020. From Strategy to Execution: How to Create a Sustainable, Repeatable Implementation Plan. [https://www.smartsheet.com/implementation-plan]. Τελευταία πρόσβαση στις  27.03.2020. 
• Malsam William. December 2019. Implementation Plan: How to Create and Execute One. [https://www.projectmanager.com/blog/implementation-plan]. Τελευταία πρόσβαση στις 27.03.2020.