4.5 - Συλλογή δεδομένων

Περίληψη

Ως Υπεύθυνος/-η Ποιότητας θα πρέπει να λάβετε υπόψη τη σημαντικότητα της συλλογής δεδομένων. Συλλογή δεδομένων είναι η συστηματική διαδικασία συγκέντρωσης δεδομένων για επίσημες στατιστικές και απαιτεί την εξέταση, τη μελέτη, τον έλεγχο και την αμφισβήτηση των δεδομένων, ώστε να εντοπιστούν τυχόν μοτίβα, ανωμαλίες και τάσεις σε αυτά. Ο κύριος σκοπός της συλλογής και ανάλυσης των δεδομένων είναι η συμβολή στη βελτίωση της εσωτερικής (ενδοεταιρικής) ικανότητας συλλογής δεδομένων, καθώς η παραγωγή υψηλότερης ποιότητας πληροφοριών· και εν ευθέτω χρόνω, η επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων για τους/τις μαθητές/-τριες ΕΕΚ.

Γιατί σάς ενδιαφέρει ως Υπεύθυνο/-η Ποιότητας;

Για να μετρήσετε τα αποτελέσματα και να αποδείξετε τη βελτίωση που επιτεύχθηκε.
Για να συζητήσετε τον τρόπο με τον οποίο θα συλλεχθούν τα δεδομένα, παράγοντας που παίζει σημαντικό ρόλο στο σχέδιο αυτό-παρακολούθησης.
Για να είστε σε θέση να εντοπίζετε υφιστάμενα προβλήματα και να λαμβάνετε ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με το τι και πώς θα αλλάξει. Αφού πραγματοποιήσετε ως Υπεύθυνος/-η Ποιότητας τις απαραίτητες αλλαγές, τα δεδομένα θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε τον αντίκτυπο των αλλαγών αυτών, όπως αυτός αντανακλάται σε αυτά.
Για να προσδιορίσετε τα επίπεδα αντιληπτικής ικανότητας (π.χ. κατά πόσο προσέχει & συγκεντρώνεται ένας/μία μαθητής/-τρια), καθώς και των διαφορών μεταξύ αυτών.

Πώς θα εφαρμόσω τα παραπάνω στην πράξη;

Εξετάστε τις διαδικασίες συλλογής δεδομένων που λαμβάνουν ήδη χώρα, είτε σε τοπικό, είτε σε περιφερειακό/εθνικό επίπεδο, για να τις προσαρμόσετε κατάλληλα, γλιτώνοντας έτσι τον περιττό κόπο της εκ νέου δημιουργίας τους·
Δημιουργήστε ένα σχέδιο συλλογής δεδομένων που θα απαντά στις ερωτήσεις: γιατί, πού, ποιος/ποια και πώς, σχετικά με ό,τι αφορά τη συλλογή δεδομένων·
Χρησιμοποιήστε τυποποιημένους ορισμούς για τα στοιχεία δεδομένων, διαδικασίες και φόρμες συλλογής, για να εξασφαλίσετε την ομοιομορφία των δεδομένων, ανεξάρτητα από το ποιος/ποια τα συλλέγει·
Διασφαλίστε τον ποιοτικό έλεγχο των διαδικασιών συλλογής δεδομένων επιβλέποντας και βελτιστοποιώντας τις, καθώς είναι δεδομένο ότι αργά ή γρήγορα θα προκύψουν προβλήματα ή απρόβλεπτα συμβάντα·
Μην παραλείψετε να καταρτίσετε το προσωπικό σας πάνω στα βασικά σημεία όπως α) πότε να συλλέγουν δεδομένα, β) πώς να συμπληρώνουν φόρμες, γ) πώς να εισάγουν δεδομένα στο σύστημα συλλογής·
Αποφασίστε τον καλύτερο τρόπο συλλογής δεδομένων, και αποφασίστε εάν θα συλλέξετε ποσοτικές πληροφορίες, ποιοτικές πληροφορίες, ή και τα δύο. Τα ποσοτικά δεδομένα μπορούν να συλλεχθούν χρησιμοποιώντας τρεις κύριους τύπους έρευνας: απογραφές, δειγματοληπτικές έρευνες και διοικητικά δεδομένα. Τα ποιοτικά δεδομένα μπορούν να συλλεχθούν μέσω μιας πληθώρας τρόπων, για παράδειγμα: ερωτηματολόγια, συνεντεύξεις, ομάδες εστίασης, παρατήρηση, περιπτωσιολογικές μελέτες·
Αναλύστε τα δεδομένα που συλλέξατε με βάση τα τρία ακόλουθα επίπεδα:
- Επίπεδο 1: συλλογή των δεδομένων. Για τα ποσοτικά δεδομένα θα χρησιμοποιήσετε αριθμούς και για τα ποιοτικά αφήγηση, τα οποία περιγράφουν το «τι συμβαίνει».
- Επίπεδο 2: μετατροπή των δεδομένων σε πληροφορίες, επιτρέποντας στους παρόχους να αναπτύξουν βασικά επιχειρήματα ή να προβούν σε συγκρίσεις με βάση αυτά.
- Επίπεδο 3: χρήση των πληροφοριών ως (αποδεικτικά) στοιχεία για: τη λήψη αποφάσεων (π.χ. «εάν ισχύει αυτό, τότε πρέπει να….») ή/και τον καθορισμό των προτεραιοτήτων.
Εξερευνώντας τα δεδομένα, θα είστε σε θέση να εντοπίζετε υφιστάμενα προβλήματα και να λαμβάνετε ενημερωμένες αποφάσεις σχετικά με το τι και πώς θα αλλάξει. Αφού πραγματοποιήσετε τις απαραίτητες αλλαγές, τα δεδομένα θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε τον αντίκτυπο των αλλαγών αυτών, όπως αυτός αντανακλάται στα δεδομένα.
Τέλος, μην ξεχνάτε ότι κάθε προσπάθεια βελτίωσης των διαδικασιών ΕΕΚ βασίζεται σε δεδομένα για να παρέχει μια πραγματική βάση για τη λήψη αποφάσεων σε όλα τα στάδια του κύκλου ποιότητας του EQAVET (Σχεδιασμός, Υλοποίηση, Αξιολόγηση, και Αναθεώρηση). Με άλλα λόγια, εξασφαλίστε την καλή ποιότητα των δεδομένων ώστε τόσο εσείς, όσο και οι άλλοι σχετικοί ενδιαφερόμενοι, να μπορείτε να τα χρησιμοποιείτε με σιγουριά κατά τη λήψη αποφάσεων βάσει αυτών.

Πώς θα γνωρίζω εάν και σε ποιο βαθμό έχω συμβάλει στη βελτίωση της ποιότητας της παροχής ΕΕΚ;

Μπορέσατε να δημιουργήσετε το δικό σας Σχέδιο Συλλογής Δεδομένων; (Ναι/Όχι)
Είναι τα δεδομένα που συλλέξατε χρήσιμα για την εφαρμογή βελτιώσεων; (Ναι/Όχι)
Βασιστήκατε καθόλου στα δεδομένα που συλλέξατε κατά τη λήψη των αποφάσεών σας; (Ναι/Όχι)