1.2 - Planear- Fazer - Verificar - Agir: quatro etapas cíclicas para controlo e melhoria da qualidade

Resumo

O Ciclo PDCA é um modelo iterativo de melhoria da qualidade que pode aplicar a qualquer aspeto do funcionamento da sua instituição de ensino e formação profissional. É composto por uma sequência lógica de quatro etapas:

  • Planear: definir um problema e construir possíveis causas e soluções;
  • Fazer: implementar uma solução;
  • Verificar: avaliar os resultados;
  • Agir: voltar à etapa Planear se os resultados forem insatisfatórios, ou padronizar a solução se os resultados forem satisfatórios.

Porque é que isto é importante para si enquanto GQ?

  • Desenvolver uma abordagem sistemática à gestão da qualidade;
  • Abordar a gestão da qualidade a partir de uma perspetiva de melhoria contínua.

Note que o ciclo PDCA também é conhecido como ciclo PDSA (planear - fazer - estudar - agir). A fase de Verificação dos ciclos PDCA concentra-se no sucesso ou fracasso de um Plano (seguido de uma ação corretiva), enquanto a fase de Estudo coloca maior ênfase na necessidade de desenvolver uma previsão teórica dos resultados de uma ação de melhoria, e depois avaliar a sua validade. As duas versões do ciclo têm origem no trabalho do investigador, Dr. W. Edwards Deming; venha até aqui para aprender mais sobre os desenvolvimentos do ciclo no século XX.

Como devo implementar esta ação?

Planear:

  • Identificar uma área de melhoria
  • Estabelecer uma estratégia para a melhoria
    • A qualidade do planeamento numa instituição de EFP implica inevitavelmente um planeamento estratégico: o desenvolvimento de um plano coerente para alcançar os objetivos autodefinidos da instituição com recursos adequadamente definidos e através de um alinhamento sistemático das atividades em direção a esses objetivos.
    • Para poder avaliar se um objetivo foi alcançado, é crucial definir indicadores (um valor que dá informação sobre se e em que medida os objetivos de qualidade estabelecidos foram alcançados) e estabelecer objetivos SMART: 

[Specific] Específicos (Quem? O quê? Onde? Como?)

Mensuráveis (Quanto? Quantos?)
Atingíveis (A realização está no âmbito do seu poder?)
Relevante (Encaixa-se no quadro geral?)
[Timely] Delimitados no tempo (Quando?)

Fazer:

  • Formação de pessoal (se necessário)
  • Implementar a estratégia previamente estabelecida
  • Monitorização contínua e medição de resultados
    • Embora a fase de implementação seja bastante simples, a recolha de dados de monitorização é crucial para alcançar uma melhoria real da qualidade. O tipo e quantidade de dados a recolher varia em função da área de melhoria identificada na fase Planear, bem como do tipo de estratégia de melhoria que se está a implementar. O quadro EQAVET estabelece um conjunto de indicadores de qualidade que podem ser usados como base para uma recolha de dados mais detalhada (v. Unidade 1.3).
    • A decisão sobre a quantidade e o tipo de dados a recolher deve ser orientada por objetivos de qualidade claros e predefinidos (que serão avaliados durante a fase Verificar). A recolha excessiva e/ou incoerente de dados acabará por desencorajar as partes interessadas de dar um feedback (válido).

 

Verificar:

  • Análise dos dados recolhidos durante a fase Planear
  • Avaliação dos fracassos e êxitos da estratégia de melhoria da qualidade que acaba de ser implementada
    • Recomenda-se o uso de ferramentas profissionais de processamento de dados, especialmente quando se trata de um volume considerável de dados recolhidos. Em alguns países, o processamento de dados e a análise dos resultados são realizados externamente pelas autoridades educativas que fornecem às instituições de EFP os seus resultados individuais classificados em relação às médias nacionais, permitindo a realização de benchmarking e aprendizagem comum.

Agir:

  • Padronização da solução se os resultados forem satisfatórios, ou
  • Novo planeamento estratégico e definição de metas adaptadas ao novo desenvolvimento
    • Uma vez concluído o processamento dos dados e tiradas as conclusões adequadas, os resultados da avaliação devem ser acompanhados de um plano detalhado de melhoria da qualidade. Recomenda-se uma análise profunda dos fatores causais, bem como a determinação de (ou cedência entre) ações a serem tomadas para efetuar a mudança. O diagrama Ishikawa ou espinha de peixe e a análise de Pareto são ferramentas úteis para esta etapa do processo de melhoria da qualidade.
    • Uma vez identificadas e acordadas as áreas de mudança e melhoria, pode ser elaborado um plano de melhoria que com ações corretivas (destinadas a ultrapassar falhas e défices detetados) e ações adaptativas (destinadas a introduzir melhorias estruturais na instituição e nos programas de EFP).
    • Quando for adotado pela direção, o plano de melhoria deve ser posto em prática sob a monitorização do gestor da qualidade. A disponibilidade dos funcionários para a mudança pode ser um obstáculo à implementação, especialmente no caso de grandes ajustes; podem ser tomadas medidas corretivas, se necessário, a fim de melhorar as aptidões do pessoal ou aumentar a aceitação da mudança.

O ciclo PDCA produz bons resultados quando aplicado à educação para o empreendedorismo pelo Gestor da Qualidade da instituição, mas serão alcançados resultados ainda melhores se outros membros do pessoal estiverem envolvidos no processo (ver Unidade 2.6: Envolvimento do Pessoal). Aqui estão algumas ideias sobre como apresentar o ciclo PDCA a colegas:

Como devo saber se causei impacto, aumentando a qualidade da prestação de EFP e em que medida?

  • Uma implementação bem sucedida desta ação resultará em melhorias de qualidade nas áreas identificadas na fase do Plano, medidas por indicadores apropriados. A conclusão bem sucedida do ciclo PDCA também leva a uma versão «avançada» da fase Planear, que se expande além da avaliação interna e traz fatores externos que afetam a qualidade para a equação (avaliação que pode ser feita através de uma análise SWOT). 
  • O que faz a diferença na aplicação de um sistema baseado em PDCA é a sua utilização sistemática, contínua e regular. Cada passagem bem sucedida do ciclo deve ajudar a construir uma imagem mais clara da situação empírica e das tendências futuras, e assim otimizar a estratégia de desenvolvimento.

Links e outras leituras

Teoria

  • Cedefop (2015),  Handbook for VET providers (Manual para prestadores de EFP):https://www.cedefop.europa.eu/en/publications-and-resources/publications/3068
  • (2009) Recomendação EQAVET: https://www.eqavet.eu/Eqavet2017/media/Policy-Documents/Recommendation-on-the-establishment-of-European-Quality-Assurance-Reference-Framework-for-VET.pdf?ext=.pdf
  • Moen R. D. and Norman C. L. (2010), History of the Deming (PDCA) cycle: variants and evolution over time
  • O ciclo Deming: PDCA v. PDSA https://deming.org/explore/pdsa/ 
  • Quadro de Referência Comum IN-QUAL

Exercícios de equipa para aprender a aplicar o ciclo PDCA (para membros do pessoal):

Vídeos:

  • Exemplo de aplicação do PDCA: melhorar o envolvimento dos alunos na aula https://www.youtube.com/watch?v=TkEKu6cArBY

 

Glossary
Unit 1
Time - Preparatory phase:
Medium: (1 day - 1 week)
Time - Regular tasks:
Medium: (every week)
Time - Length of commitment:
High: (> 1 month)
HR - Number of staff members:
Medium: (up to 50%)
HR - Commitment by staff members:
High: (> 1 month)
Economic investment:
Medium: (investment is an option)
ICT skills:
Intermediate