1.2 - Planear- Fazer - Verificar - Agir: quatro etapas cíclicas para controlo e melhoria da qualidade
Resumo
O Ciclo PDCA é um modelo iterativo de melhoria da qualidade que pode aplicar a qualquer aspeto do funcionamento da sua instituição de ensino e formação profissional. É composto por uma sequência lógica de quatro etapas:
- Planear: definir um problema e construir possíveis causas e soluções;
- Fazer: implementar uma solução;
- Verificar: avaliar os resultados;
- Agir: voltar à etapa Planear se os resultados forem insatisfatórios, ou padronizar a solução se os resultados forem satisfatórios.
Porque é que isto é importante para si enquanto GQ?
- Desenvolver uma abordagem sistemática à gestão da qualidade;
- Abordar a gestão da qualidade a partir de uma perspetiva de melhoria contínua.
Note que o ciclo PDCA também é conhecido como ciclo PDSA (planear - fazer - estudar - agir). A fase de Verificação dos ciclos PDCA concentra-se no sucesso ou fracasso de um Plano (seguido de uma ação corretiva), enquanto a fase de Estudo coloca maior ênfase na necessidade de desenvolver uma previsão teórica dos resultados de uma ação de melhoria, e depois avaliar a sua validade. As duas versões do ciclo têm origem no trabalho do investigador, Dr. W. Edwards Deming; venha até aqui para aprender mais sobre os desenvolvimentos do ciclo no século XX.
Como devo implementar esta ação?
Planear:
- Identificar uma área de melhoria
- Estabelecer uma estratégia para a melhoria
- A qualidade do planeamento numa instituição de EFP implica inevitavelmente um planeamento estratégico: o desenvolvimento de um plano coerente para alcançar os objetivos autodefinidos da instituição com recursos adequadamente definidos e através de um alinhamento sistemático das atividades em direção a esses objetivos.
- Para poder avaliar se um objetivo foi alcançado, é crucial definir indicadores (um valor que dá informação sobre se e em que medida os objetivos de qualidade estabelecidos foram alcançados) e estabelecer objetivos SMART:
[Specific] Específicos (Quem? O quê? Onde? Como?)
Mensuráveis (Quanto? Quantos?)
Atingíveis (A realização está no âmbito do seu poder?)
Relevante (Encaixa-se no quadro geral?)
[Timely] Delimitados no tempo (Quando?)
Fazer:
- Formação de pessoal (se necessário)
- Implementar a estratégia previamente estabelecida
- Monitorização contínua e medição de resultados
- Embora a fase de implementação seja bastante simples, a recolha de dados de monitorização é crucial para alcançar uma melhoria real da qualidade. O tipo e quantidade de dados a recolher varia em função da área de melhoria identificada na fase Planear, bem como do tipo de estratégia de melhoria que se está a implementar. O quadro EQAVET estabelece um conjunto de indicadores de qualidade que podem ser usados como base para uma recolha de dados mais detalhada (v. Unidade 1.3).
A decisão sobre a quantidade e o tipo de dados a recolher deve ser orientada por objetivos de qualidade claros e predefinidos (que serão avaliados durante a fase Verificar). A recolha excessiva e/ou incoerente de dados acabará por desencorajar as partes interessadas de dar um feedback (válido).
Verificar:
- Análise dos dados recolhidos durante a fase Planear
- Avaliação dos fracassos e êxitos da estratégia de melhoria da qualidade que acaba de ser implementada
- Recomenda-se o uso de ferramentas profissionais de processamento de dados, especialmente quando se trata de um volume considerável de dados recolhidos. Em alguns países, o processamento de dados e a análise dos resultados são realizados externamente pelas autoridades educativas que fornecem às instituições de EFP os seus resultados individuais classificados em relação às médias nacionais, permitindo a realização de benchmarking e aprendizagem comum.
Agir:
- Padronização da solução se os resultados forem satisfatórios, ou
- Novo planeamento estratégico e definição de metas adaptadas ao novo desenvolvimento
- Uma vez concluído o processamento dos dados e tiradas as conclusões adequadas, os resultados da avaliação devem ser acompanhados de um plano detalhado de melhoria da qualidade. Recomenda-se uma análise profunda dos fatores causais, bem como a determinação de (ou cedência entre) ações a serem tomadas para efetuar a mudança. O diagrama Ishikawa ou espinha de peixe e a análise de Pareto são ferramentas úteis para esta etapa do processo de melhoria da qualidade.
- Uma vez identificadas e acordadas as áreas de mudança e melhoria, pode ser elaborado um plano de melhoria que com ações corretivas (destinadas a ultrapassar falhas e défices detetados) e ações adaptativas (destinadas a introduzir melhorias estruturais na instituição e nos programas de EFP).
- Quando for adotado pela direção, o plano de melhoria deve ser posto em prática sob a monitorização do gestor da qualidade. A disponibilidade dos funcionários para a mudança pode ser um obstáculo à implementação, especialmente no caso de grandes ajustes; podem ser tomadas medidas corretivas, se necessário, a fim de melhorar as aptidões do pessoal ou aumentar a aceitação da mudança.
O ciclo PDCA produz bons resultados quando aplicado à educação para o empreendedorismo pelo Gestor da Qualidade da instituição, mas serão alcançados resultados ainda melhores se outros membros do pessoal estiverem envolvidos no processo (ver Unidade 2.6: Envolvimento do Pessoal). Aqui estão algumas ideias sobre como apresentar o ciclo PDCA a colegas:
- Jogo de bola de ténis
- Exercício de moedas
- Exercício Cabeça de Batata
Como devo saber se causei impacto, aumentando a qualidade da prestação de EFP e em que medida?
- Uma implementação bem sucedida desta ação resultará em melhorias de qualidade nas áreas identificadas na fase do Plano, medidas por indicadores apropriados. A conclusão bem sucedida do ciclo PDCA também leva a uma versão «avançada» da fase Planear, que se expande além da avaliação interna e traz fatores externos que afetam a qualidade para a equação (avaliação que pode ser feita através de uma análise SWOT).
- O que faz a diferença na aplicação de um sistema baseado em PDCA é a sua utilização sistemática, contínua e regular. Cada passagem bem sucedida do ciclo deve ajudar a construir uma imagem mais clara da situação empírica e das tendências futuras, e assim otimizar a estratégia de desenvolvimento.
Links e outras leituras
Teoria
- Cedefop (2015), Handbook for VET providers (Manual para prestadores de EFP):https://www.cedefop.europa.eu/en/publications-and-resources/publications/3068
- (2009) Recomendação EQAVET: https://www.eqavet.eu/Eqavet2017/media/Policy-Documents/Recommendation-on-the-establishment-of-European-Quality-Assurance-Reference-Framework-for-VET.pdf?ext=.pdf
- Moen R. D. and Norman C. L. (2010), History of the Deming (PDCA) cycle: variants and evolution over time
- O ciclo Deming: PDCA v. PDSA https://deming.org/explore/pdsa/
- Quadro de Referência Comum IN-QUAL
Exercícios de equipa para aprender a aplicar o ciclo PDCA (para membros do pessoal):
- Jogo bola de ténis: http://changepackage.bfzcanada.ca/wp-content/uploads/Tennis-Ball-Game.pdf
- Exercício de rodar moedas: http://www.dmwaustin.com/coin-spin-pdsa/
- Exercício Cabeça de Batata: http://www.dmwaustin.com/mr-potato-head-pdsa/
Vídeos:
- Exemplo de aplicação do PDCA: melhorar o envolvimento dos alunos na aula https://www.youtube.com/watch?v=TkEKu6cArBY