1.2 - Plan – Do – Check – Act: quattro passaggi ciclici per il controllo e il miglioramento della qualità

Sintesi

Il ciclo PDCA è un modello iterativo di miglioramento della qualità che è possibile applicare a qualsiasi aspetto del funzionamento dell'istituto di IFP. Consiste in una sequenza logica di quattro passaggi:

• Pianificare: definire un problema e ipotizzare possibili cause e soluzioni;
• Fare: implementare una soluzione;
• Controllare: valutare i risultati;
• Agire: tornare alla fase di pianificazione se i risultati sono insoddisfacenti o standardizzare la soluzione se i risultati sono soddisfacenti.

Perché questo è importante per te come Responsabile della Qualità?

• Per sviluppare un approccio sistematico alla gestione della qualità;
• Per affrontare la gestione della qualità in un'ottica di miglioramento continuo.

Si prega di notare che il ciclo PDCA è talvolta noto come ciclo PDSA (pianificare - fare - studiare - agire). La fase di Controllo dei cicli PDCA si concentra sul successo o sul fallimento di un Piano (seguito da azione correttiva), mentre la fase di Studio pone maggiore enfasi sulla necessità di sviluppare una previsione teorica dei risultati di un'azione di miglioramento, per poi valutarne la validità. Le due versioni del ciclo derivano dagli studi dello stesso ricercatore, il Dr. W. Edwards Deming; vai qui  per saperne di più sugli sviluppi del ciclo nel 20 ° secolo.

Come dovrei implementare l'azione?

Pianificare:
 

• Identificare un'area di miglioramento
• Definire una strategia per attuare il miglioramento
   
  • La pianificazione della qualità in un istituto di IFP implica inevitabilmente una pianificazione strategica: lo sviluppo di un piano coerente per raggiungere gli obiettivi prefissati dall'ente stesso con risorse opportunamente definite e allineando sistematicamente le attività a tali obiettivi.
  • Per poter valutare se un obiettivo è stato raggiunto, è fondamentale definire degli indicatori (un valore che fornisca informazioni sul raggiungimento di un obiettivo e in quale misura siano stati raggiunti gli obiettivi di qualità concordati) e fissare obiettivi SMART:

Specifico (Chi? Che cosa? Dove? Come?)

Misurabile (Quanto? Quanti?)

Attuabile (è realisticamente in tuo potere realizzarlo?)

Rilevante (Si adatta alla visione d’insieme?)

Tempestivo (Quando?)

Fare:

• Formazione del personale (se necessario)
• Implementazione della strategia precedentemente stabilita
• Monitoraggio continuo e misurazioni dei risultati

1. Sebbene la fase di implementazione sia abbastanza semplice, la raccolta dei dati di monitoraggio è fondamentale per ottenere un reale miglioramento della qualità. Il tipo e la quantità di dati da raccogliere variano a seconda dell'area di miglioramento individuata nella fase di pianificazione, nonché del tipo di strategia di miglioramento in corso di attuazione. Il quadro EQAVET fornisce una serie di indicatori di qualità che possono essere utilizzati come base per una raccolta più dettagliata dei dati (cfr. unità 1.3).
2. La decisione su quanto e che tipo di dati raccogliere dovrebbe essere guidata da obiettivi di qualità chiari e predefiniti (che saranno valutati durante la fase di controllo). Una raccolta eccessiva e/o incoerente di dati alla fine scoraggerà le parti interessate dal fornire un feedback (valido).

Controllare:

• Analisi dei dati raccolti durante la fase Fare
• Valutazione dei fallimenti e dei successi della strategia di miglioramento della qualità appena attuata
  • Si consiglia di sfruttare gli strumenti professionali di elaborazione dei dati raccolti, soprattutto quando si tratta di un volume considerevole. In alcuni paesi, l'elaborazione dei dati e l'analisi dei risultati sono effettuate esternamente dalle autorità educative che forniscono agli istituti di IFP i loro risultati individuali classificati rispetto alle medie nazionali, consentendo un benchmark e un apprendimento comune.

Agire:

• Standardizzazione della soluzione se i risultati sono soddisfacenti, o
• Nuova pianificazione strategica e definizione degli obiettivi adattata al nuovo sviluppo
  • Una volta completato il trattamento dei dati e tratte le conclusioni appropriate, i risultati della valutazione devono essere accompagnati da un piano dettagliato di miglioramento della qualità. Si raccomanda un'analisi approfondita dei fattori causali, nonché la determinazione di (o il compromesso tra) le azioni da intraprendere a tal fine. Il diagramma di Ishikawa o fishbone  e  l'analisi Pareto  sono strumenti utili per questa fase del processo di miglioramento della qualità.
  • Una volta individuati e concordati i settori di cambiamento e miglioramento, è possibile elaborare un piano di miglioramento che includa azioni correttive (volte a superare i fallimenti e i disavanzi rilevati) e azioni di adattamento (volte a migliorare strutturalmente l'istituto dell'IFP e i programmi di IFP).
  • Una volta adottato dall'alta dirigenza, il piano di miglioramento deve essere messo in pratica con il monitoraggio del responsabile della qualità. La disponibilità al cambiamento dei membri del personale potrebbe ostacolare l'attuazione, soprattutto in caso di adeguamenti importanti; possono essere adottate misure correttive, se necessario, al fine di migliorare le capacità del personale o aumentare l'accettazione del cambiamento.

Il ciclo PDCA produce buoni risultati se applicato all'educazione all'imprenditorialità dal Responsabile della Qualità dell'istituto, ma risultati ancora migliori saranno raggiunti se altri membri del personale sono coinvolti nel processo (cfr.  unità 2.6: Coinvolgimento del personale). Ecco alcune idee su come introdurre i colleghi al ciclo PDCA:

• Gioco della palla da tennis
• Esercizio rotazione monetina
• Esercizio Mr Potato Head

Come faccio a sapere se ho avuto un impatto, aumentando così la qualità dell’offerta VET, e in che misura? (Indicatori connessi anche con EQAVET, se ce ne sono):

• Un'attuazione efficace di questa azione si tradurrà in miglioramenti della qualità nelle aree individuate nella fase di pianificazione, misurati da indicatori appropriati. Il completamento del ciclo PDCA porterà anche ad una versione "avanzata" della fase di pianificazione, che va al di là della valutazione interna e introduce nell'equazione fattori esterni che influenzano la qualità (valutazione che può essere effettuata attraverso un'analisi  SWOT).
   
• A fare la differenza nell'applicazione di un sistema basato su PDCA è il suo uso sistematico, continuo e regolare. Ogni passaggio riuscito del ciclo dovrebbe contribuire a costruire un quadro più chiaro della situazione empirica e delle tendenze future, ottimizzando così la strategia di sviluppo.

   

Link e ulteriori letture (comprese risorse di terze parti- video, ecc.):

Teoria

• Cedefop (2015), Handbook for VET providers: https://www.cedefop.europa.eu/en/publications-and-resources/publications/3068
• (2009) EQAVET Recommendation: https://www.eqavet.eu/Eqavet2017/media/Policy-Documents/Recommendation-on-the-establishment-of-European-Quality-Assurance-Reference-Framework-for-VET.pdf?ext=.pdf
• Moen R. D. and Norman C. L. (2010), History of the Deming (PDCA) cycle: variants and evolution over time
• The Deming cycle: PDCA v. PDSA https://deming.org/explore/pdsa/
• IN-QUAL Common Reference Framework

Esercizi di squadra per imparare ad applicare il ciclo PDCA (per i membri dello staff):

• Gioco della palla da tennis: http://changepackage.bfzcanada.ca/wp-content/uploads/Tennis-Ball-Game.pdf
• Esercizio di rotazione delle monete: http://www.dmwaustin.com/coin-spin-pdsa/
• Esercizio di Mr Potato Head:  http://www.dmwaustin.com/mr-potato-head-pdsa/

   

Video:

• Esempio di applicazione PDCA: migliorare il coinvolgimento degli studenti in classe https://www.youtube.com/watch?v=TkEKu6cArBY