2.9 - Organizzare le risorse e le infrastrutture necessarie

Sintesi

Come Responsabile della Qualità dovresti anche considerare la pianificazione delle risorse fisiche e materiali. Una pianificazione corretta e fatta per tempo delle risorse è essenziale per lo sviluppo della formazione che segua tutti i requisiti qualitativi. Le caratteristiche della formazione stabiliscono le condizioni necessarie in termini di: strutture (infrastrutture e spazi), risorse umane ed equipaggiamento.

Perché è importante per te in quanto Responsabile della Qualità?

• Per garantire le condizioni materiali, fisiche, ambientali e logistiche necessarie e adeguate a operare l'attività di formazione attraverso le proprie risorse o gestita esternamente (se applicabile)
• Per assicurarsi che gli studenti imparino in maniera più efficiente ed efficace;
• Per offrire il corso di formazione senza problemi. Questo offre benefici sia a te come Responsabile della Qualità che ai tuoi studenti;
• Per rendere il corso di formazione più d’impatto

Come dovrei implementare l'azione?

Come Responsabile della Qualità dovresti:

• Definire gli spazi e gli strumenti in numero e con caratteristiche adatte all'attività formativa;
• Definire i requisiti minimi riguardanti le dimensioni e le caratteristiche delle stanze adibite alla formazione, nel caso venga svolta di persona; definire le caratteristiche tecniche minime che devono essere assicurate nel caso venga svolta a distanza;
• Definire il numero di membri del personale di cui hai bisogno (tutors, formatori, personale amministrativo, ecc.) e le abilità che ti serve che abbiano;
• Verificare con formatori e tutor se si disponga di tutto il supporto materiale (libri, esercizi, visite precedentemente organizzate e programmate, ecc.);
• Arrivare al corso per tempo per poterti assicurare che tutto sia ben organizzato per un corso di formazione efficace;
• Assicurati che la disposizione dei posti a sedere sia efficiente per gli studenti e adeguata alle esigenze del tuo corso di formazione;
• Assicurati che la temperatura della stanza sia piacevole e adatta a poter far lavorare te ed i tuoi studenti;
• Se necessario, controlla che le apparecchiature audiovisive funzionino bene. Verifica tutti i materiali audiovisivi che utilizzerai per fornire l'attività di formazione;
• Controlla le prese elettriche, così da rendere comodi gli spostamenti all'interno dello spazio del corso di formazione e fare in modo che non si verifichino incidenti;
• Individua gli interruttori della luce così da poter abbassare le luci ad esempio per l'uso di materiale audiovisivo;
• Assicurati che le persiane o le tende alle finestre funzionino bene, ad esempio quando la luce solare causi inconvenienti;
• Controlla se hai tutto ciò di cui hai bisogno e il materiale del corso necessario, come penne, carta, dispense (già sui tavoli). Può essere utile fare una lista in anticipo;
• Qualora dimostrassi strumenti o attrezzature, assicurati di averli con te. Anche in questo caso può esserti utile una lista.

Come faccio a sapere se ho avuto un impatto, aumentando così la qualità dell’offerta VET, e in che misura? (Indicatori connessi anche con EQAVET, se ce ne sono):

Comprenderai l'effetto di queste azioni attraverso:

• Il riscontro da parte della tua squadra (tutor, formatori, personale di supporto, ecc.);
• Risultati positivi degli accertamenti applicati a tirocinanti, formatori e altro personale considerato rilevante;
• Il confronto tra esecuzione finanziaria prevista e effettiva per quanto riguarda queste risorse;
• Il livello di apprendimento degli studenti durante il corso di formazione. Questo dato può essere misurato quando si valutano le loro conoscenze/abilità rilevanti dopo il corso di formazione. Per un'implementazione di successo i risultati dovrebbero essere migliori rispetto ai precedenti di almeno il 10%;
• Sei stato in grado di svolgere adeguatamente il corso di formazione, una volta completata la checklist fatta in precedenza.
• Nelle future attività di formazione il tasso di partecipazione dovrebbe rimanere invariato o aumentare;
• Il tasso di completamento dei programmi VET dovrebbe aumentare di almeno il 10%, il tuo corso di formazione contribuirà a questa percentuale se svolto correttamente;
• Il tasso di inserimento nei programmi VET dovrebbe aumentare di almeno il 10%, percentuale a cui il tuo corso di formazione contribuirà se svolto correttamente;
• L'utilizzo delle competenze acquisite sul posto di lavoro dovrebbe aumentare di almeno il 10%, percentuale a cui il tuo corso di formazione contribuirà se svolto correttamente;
• Il tasso di disoccupazione secondo criteri individuali potrebbe essere ridotto di almeno il 10% attraverso gli effetti del tuo corso di formazione.

Dai risultati offerti da questi feedback, tu, come Responsabile della Qualità, puoi capire se hai gestito le tue risorse in maniera corretta. Questo si può fare non solo nelle fasi finali della formazione ma anche durante il suo sviluppo. Così facendo, puoi agire su e correggere eventuali deviazioni da ciò che era stato originariamente programmato e provare a massimizzare l'effetto positivo.

Link e ulteriori letture (comprese risorse di terze parti - video, ecc.):

• IN-QUAL project’s Common Reference Framework, paragraph 1.1.1. Methodology for internal evaluation.
• Simplify Training. (n.d.). How to Conduct an Effective Training Session. Retrieved on 29 January 2020, from https://simplifytraining.com/article/how-to-conduct-an-effective-training-session/
• Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social Direção Geral do Emprego e das Relações de Trabalho (DGERT), Direção de Serviços de Qualidade e Acreditação (DSQA). 2017. https://certifica.dgert.gov.pt (23/03/2020).
• Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social Direção Geral do Emprego e das Relações de Trabalho (DGERT), Direção de Serviços de Qualidade e Acreditação (DSQA). 2017.Certification Guide for Training Entities (67).
• Cedefop – European Centre for the Development of Vocational Training. 2015. Handbook for VET Providers: Suport Internal Quality Culture (246).