1.2 - Plan – Do – Check – Act: vier stappen voor kwaliteitscontrole en verbetering

Abstract

De PDCA-cyclus is een herhalend kwaliteitsverbeteringsmodel dat je kunt toepassen op elk aspect van het functioneren van je instelling voor beroepsonderwijs. Het bestaat uit een logisch verloop van vier stappen:

  • Plan: een probleem te definiëren en de mogelijke oorzaken en oplossingen te hypothekeren
  • Doen: een oplossing implementeren
  • Check: evaluatie van de resultaten
  • Acteer: terugkeren naar de Plan-stap als resultaten onbevredigend zijn, of de oplossing te standaardiseren als de resultaten bevredigend zijn.

Waarom is dit belangrijk voor jou als kwaliteitsmanager?

  • Het ontwikkelen van een systematische aanpak voor kwaliteitsbeheer
  • Kwaliteitsmanagement benaderen vanuit het perspectief van continue verbetering.

Let op: de PDCA-cyclus wordt ook wel PDSA-cyclus genoemd (plan - do - studie - handeling). De Check-fase van de PDCA-cyclus richt zich op het succes of het falen van een Plan (gevolgd door corrigerende maatregelen), terwijl de Studiefase meer nadruk legt op de noodzaak om een theoretische voorspelling van de resultaten van een verbeteringsactie te ontwikkelen en vervolgens de validiteit ervan te beoordelen. De twee versies van de cyclus komen voort uit studies van dezelfde onderzoeker, Dr. W. Edwards Deming; klik hier om meer te leren over  de ontwikkelingen van de cyclus in de 20e eeuw.

Hoe moet ik de actie uitvoeren?

  • Plan:
     
    • Het benoemen van een gebied dat voor verbetering vatbaar is
    • Uitstippelen van een strategie om de verbetering uit te voeren
       
      • De kwaliteitsplanning in een instelling voor beroepsonderwijs betekent een strategische planning: de ontwikkeling van een samenhangend plan om de doelstellingen die de instelling heeft opgesteld met de juiste middelen en met behulp van hiervoor opgestelde activiteiten te bereiken
      • Om te kunnen beoordelen of een doelstelling is bereikt, is het cruciaal om indicatoren te definiëren (een waarde die aangeeft of en in welke mate overeengekomen kwaliteitsdoelstellingen zijn bereikt) en om SMART-doelen te stellen:
        • Specifiek (Wie?, Wat?, Waar? En Hoe?)
        • Meetbaar (Hoe veel?)
        • Acceptabel (Ligt het in je macht om dit te bereiken?)
        • Realistisch (Past het in het grotere plaatje?)
        • Tijdgebonden (Wanneer?)
  • Doen:
     
    • Training van het personeel (indien nodig)
    • De eerder vastgestelde strategie implementeren
    • Continue monitoring en metingen van resultaten
      • Hoewel de implementatiefase vrij eenvoudig is, is het verzamelen van monitoringgegevens cruciaal voor het bereiken van kwaliteitsverbetering. Het type en de hoeveelheid te verzamelen gegevens is afhankelijk van het verbeterpunt dat in de planfase is vastgesteld en van de verbeterstrategie die wordt geïmplementeerd. Het EQAVET-raamwerk biedt een reeks indicatoren als basis voor gedetailleerde gegevensverzameling (zie Unit 1.3)
      • De beslissing over hoeveel en welke gegevens moet worden verzameld, moet worden geleid door duidelijke en vooraf vastgestelde kwaliteitsdoelstellingen (die zullen worden beoordeeld tijdens de controlefase). Overmatige en/of onsamenhangende gegevens zullen uiteindelijk belanghebbenden ontmoedigen om (geldige) feedback te geven.
  • Check:
     
    • Analyse van de data die in de Do fase is verzameld
    • Beoordelen van mislukkingen en successen van de zojuist geïmplementeerde strategie voor kwaliteitsverbetering
      • Het wordt aanbevolen om gebruik te maken van professionele tools voor gegevensverwerking vooral als het gaat om een aanzienlijke hoeveelheid gegevens. In sommige landen worden de gegevensverwerking en analyse van de resultaten extern uitgevoerd door onderwijsautoriteiten die instellingen voor beroepsonderwijs hun individuele resultaten verstrekken, vergeleken met gemiddelde nationale cijfers, waardoor benchmarking en gemeenschappelijk leren mogelijk is.
  • Acteer:
     
    • Standaardisatie van de oplossing als de resultaten bevredigend zijn, of
    • Nieuwe strategische planning en het stellen van doelen aangepast aan nieuwe ontwikkelingen
      • Zodra de gegevensverwerking is voltooid en de juiste conclusies zijn getrokken, moeten de evaluatieresultaten vergezeld worden van een gedetailleerd plan voor kwaliteitsverbetering. Een diepgaande analyse van oorzakelijke factoren wordt aanbevolen, evenals een bepaling van (of een compromis tussen) de acties die moeten worden ondernomen om verandering teweeg te brengen. Het Ishikawa- of visgraatdiagram en Pareto-analyse zijn nuttige hulpmiddelen voor deze fase van het proces.
      • Zodra gebieden voor verandering en verbetering zijn overeengekomen, kan een verbeterplan worden opgesteld met corrigerende maatregelen (gericht op het verhelpen van gedetecteerde mislukkingen en tekortkomingen) evenals adaptieve maatregelen (gericht op het aanbrengen van structurele verbeteringen in de instelling voor beroepsonderwijs).
      • Eenmaal vastgesteld door het senior management, moet het verbeterplan in de praktijk worden gebracht onder toezicht van de kwaliteitsmanager. De veranderbereidheid van medewerkers kan de implementatie in de weg staan vooral bij grote aanpassingen; indien nodig kunnen corrigerende maatregelen worden genomen om de capaciteiten van het personeel te verbeteren of de acceptatie van veranderingen te vergroten.

De PDCA-cyclus levert goede resultaten op wanneer deze wordt toegepast in ondernemerschapstraining van de kwaliteitsmanager van de instelling, maar nog betere resultaten zullen worden behaald als andere personeelsleden bij het proces worden betrokken (zie Unit 2.6: Betrokkenheid van het personeel). Hier zijn een paar ideeën om collega's kennis te laten maken met de PDCA-cyclus:

Hoe moet ik weten of ik impact heb gehad waardoor de kwaliteit van het aanbod van beroepsonderwijs is verbeterd en in welke mate?

  • Een succesvolle uitvoering van deze actie zal resulteren in kwaliteitsverbeteringen op de gebieden die in de planfase zijn geïdentificeerd, zoals gemeten aan de hand van geschikte indicatoren. Succesvolle voltooiing van de PDCA-cyclus zal ook leiden tot een "geavanceerde" versie van de planfase, die verder gaat dan interne beoordeling en externe factoren die de kwaliteit beïnvloeden in de vergelijking brengt (evaluatie die kan worden gemaakt door middel van een SWOT analyse)
  • Wat het verschil maakt bij de toepassing van een op PDCA gebaseerd systeem, is het systematisch, continu en regelmatig gebruik ervan. Elke stap van de cyclus zou moeten helpen om een duidelijker beeld te krijgen van de empirische situatie en van toekomstige trends, en zo de ontwikkelingsstrategie te optimaliseren.

Links en verdere informatie (inclusief bronnen van derden, video's, enz.):

Theorie

Video’s:

PDCA application example: improving students’ engagement in class https://www.youtube.com/watch?v=TkEKu6cArBY

Glossary
Unit 1
Time - Preparatory phase:
medium: (1 day - 1 week)
Time - Regular tasks:
medium: (every week)
Time - Length of commitment:
hoog: (> 1 month)
HR - Number of staff members:
medium: (up to 50%)
HR - Commitment by staff members:
hoog: (> 1 month)
Economic investment:
medium: (investment is an option)
ICT skills:
gemiddeld