2.7 - Tijdsbeheer

Abstract

Tijdsmanagement is een sleutelelement van kwaliteitsmanagement. Als kwaliteitsmanager moet je vertrouwd raken met de Triple Constraint, ook wel de Project Management Triangle genoemd. Dit is een model dat kan worden gebruikt om de belangrijkste elementen te beschrijven die de algehele kwaliteit van een project bepalen. Deze elementen zijn bereik, kosten en tijd.

Waarom is dit belangrijk voor jou als kwaliteitsmanager?

• Voor het verbeteren van de algehele kwaliteit van de organisatie: leren omgaan met de tijdsbeperking van een project mag door de kwaliteitsmanager niet worden onderschat aangezien dat éénn van de drie pijlers is die het eindresultaat van het project bepaald
• Ter ondersteuning van het besluitvormingsproces: de beslissing aan welk beperkend element prioriteit moeten worden geven, is vaak een beslissing die de kwaliteitsmanager niet kan nemen
• Prioriteiten te kunnen stellen tussen verschillende beperkingen: soms, wanneer de tijdsbeperkingen zijn vastgesteld (bijvoorbeeld voor een opleiding die binnen een vast aantal maanden moet worden afgerond), moet de kwaliteitsmanager de kosten en de omvang van het project bepalen (de scope van een project kan wordt bepaald door de complexiteit ervan, dat wil zeggen het aantal activiteiten dat moet worden ondernomen om het af te ronden). In andere situaties kunnen de reikwijdte of de kosten van een project worden vastgesteld of prioriteit krijgen en moet de benodigde tijd dienovereenkomstig worden bepaald
• In staat zijn om de hoeveelheid tijd in te schatten die nodig is om acties of kwaliteitsinterventies uit te voeren.

Hoe moet ik de actie uitvoeren?

• Maak een tijdschema voor elk project inclusief alle activiteiten die tijdens het project moeten worden uitgevoerd.  Vergeet daarbij de kwaliteitsmanagementactiviteiten niet
• Gebruik de techniek genaamd “work breakdown structure” of WBS, en maak hiermee een schatting van de hoeveelheid inspanning die nodig is om de afzonderlijke acties uit te voeren. De volgende afbeelding is een voorbeeld van de structuur van een WBS die geen verband houdt met kwaliteitsmanagement. Je kunt hierover meer lezen in de sectie met “links en verdere informatie”

• Maak een planning van het hele project. Het meest gebruikte hulpmiddel hiervoor is het Gantt-diagram (een staafdiagram dat de verschillende activiteiten als enkele balken in het diagram weergeeft), dat helpt om onmiddellijk de tijd te visualiseren die nodig is om een actie van welke aard dan ook uit te voeren en te vergelijken met de totale lengte van het project

• Gebruik deze instrumenten niet alleen in de planningsfase maar ook tijdens alle fasen van het project als een manier om vertragingen, hetzij veroorzaakt door onnauwkeurige schattingen, hetzij door een externe kracht, onmiddellijk en duidelijk op te sporen en om de planning dienovereenkomstig aan te passen.

Hoe moet ik weten of ik impact heb gehad waardoor de kwaliteit van het aanbod van beroepsonderwijs is verbeterd en in welke mate? (Indicatoren ook gekoppeld aan de EQAVET, indien aanwezig):

• Een realistische en haalbare workflow bereiken dankzij de ontwikkeling van de WBS-grafiek en de Gantt-grafiek
• De resultaten worden op tijd geleverd
• In geval van vertraging zijn de genomen corrigerende maatregelen doeltreffend geweest om verdere vertragingen te voorkomen.

Links en verdere informatie (inclusief bronnen van derden, video's, enz.):

• Over de “Project Management Triangle”:

In sommige gevallen kunnen de termen die worden gebruikt om de drie elementen van de driehoek te beschrijven, veranderen, zoals in sommige van de onderstaande video's, vervangt de term Kwaliteit de term Scope als een van de hoeken van de driehoek. Het idee aan de basis blijft hetzelfde: wat een project kan bereiken, hangt af van de beschikbare tijd, de investering die erin wordt gedaan en de complexiteit die het beoogt te bereiken. Het model kan worden aangepast aan de behoeften van de specifieke organisatie of project.

https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle

https://www.youtube.com/watch?v=JHSHOAfV-uw

https://www.youtube.com/watch?v=MKEyF2dmGaM

https://www.youtube.com/watch?v=wJoipiqjsTc

Over “work breakdown structure” WBS:

https://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure

https://www.workbreakdownstructure.com/how-to-make-a-work-breakdown-structure.ph

Over Gantt charts:

https://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart