2.9 - Organiseren van infrastructuur en middelen

Abstract

Als kwaliteitsmanager moet je rekening houden met de planning van fysieke en materiële middelen. Correcte en tijdige planningsmiddelen zijn essentieel voor de ontwikkeling van de opleiding volgens alle kwaliteitseisen. De trainingskenmerken dicteren de voorwaarden die worden vereist in termen van: faciliteiten (infrastructuur en ruimte), personeel en uitrusting.

Waarom is dit belangrijk voor jou als kwaliteitsmanager?

• Om de materiële, fysieke, omgevings- en logistieke voorwaarden te garanderen die nodig en geschikt zijn voor de uitvoering van de trainingsactiviteit, met eigen middelen of extern beheerd (indien van toepassing)
• Om ervoor te zorgen dat de studenten efficiënter en effectiever leren
• Om de training soepel te laten verlopen. Dit komt zowel jou als kwaliteitsmanager als je studenten ten goede
• Om meer impact te creëren voor de training.

Hoe moet ik de actie uitvoeren?

Als kwaliteitsmanager moet je:

• Bepalen welke ruimten en uitrusting nodig zijn voor de trainingsactiviteit
• Minimumeisen opstellen met betrekking tot de afmetingen en kenmerken van de trainingsruimten, als de training live wordt gegeven en de minimale technische kenmerken bepalen voor als opleiding afstandsonderwijs is
• Bepalen hoeveel personeel je nodig hebt en welke vaardigheden zij moeten bezitten (docenten, trainers, administratief, enz.)
• Controleren bij trainers en docenten of je alle materiële ondersteuning hebt (boeken, oefeningen, eerder georganiseerde en geplande bezoeken, enz.)
• Op tijd komen voor de training om ervoor te zorgen dat alles in orde is voor een succesvolle training
• Ervoor zorgen dat er genoeg zitplaatsen zijn voor de studenten en dat de opstelling voldoet aan je trainingsbehoeften
• Zorgen voor een aangename kamertemperatuur voor jou en je leerlingen om in te werken;
• Controleren of de audiovisuele hardware goed werkt. Doorloop alle audiovisuele materialen die je gaat gebruiken voor de trainingsactiviteit
• De stopcontacten controleren zodat je je zich makkelijk door de cursusruimte kunt bewegen en er geen ongelukken kunnen gebeuren
• Uitzoeken waar de lichtschakelaars zijn voor het geval je de verlichting wilt dimmen voor bijvoorbeeld audiovisueel materiaal
• Ervoor zorgen dat jaloezieën of verduisteringen voor de ramen goed werken, bijvoorbeeld bij overlast van zonlicht
• Controleren of alles wat je nodig hebt voor handen is inclusief het cursusmateriaal dat nodig is, zoals pennen, papier, hand-outs (al op de tafels). Het helpt om hiervoor vooraf een checklist te maken
• Ervoor zorgen dat als je gereedschappen of apparatuur gaat demonstreren je ze bij je hebt. Het helpt om hiervoor vooraf een checklist te maken.

Hoe moet ik weten of ik impact heb gehad waardoor de kwaliteit van het aanbod van beroepsonderwijs is verbeterd en in welke mate? (Indicatoren ook gekoppeld aan de EQAVET, indien aanwezig):

Je kent de impact van deze acties door:

• De feedback van het team (docenten, trainers, ondersteunend personeel, enz.)
• Positieve resultaten van beoordelingen toegepast op stagiaires, trainers en ander personeel dat als relevant wordt beschouwd
• De vergelijking tussen verwachte en daadwerkelijke financiële uitvoering met betrekking tot deze middelen
• Het leerniveau van studenten tijdens de training. Dit kan worden gemeten bij het beoordelen van hun kennis/vaardigheden die relevant zijn na de training. Voor het succes van de implementatie moeten ze minstens 10% beter zijn dan de vorige
• Je bent in staat geweest de training op de juiste manier te geven nadat je de eerder gemaakte checklist had ingevuld
• De deelname aan toekomstige opleidingsactiviteiten moet worden gehandhaafd of verhoogd;
• Het voltooiingspercentage in werken-leren-programma's moet met ten minste 10% toenemen; jouw training kan daaraan bijdragen als deze goed wordt gegeven
• Het plaatsingspercentage in werken-leren-programma's moet met ten minste 10% toenemen, waaraan jouw training kan bijdragen als deze correct wordt gegeven
• Benutting van verworven vaardigheden op de werkplek moet met ten minste 10% toenemen, waaraan jouw opleiding bij succesvolle uitvoering bijdraagt
• Werkloosheidspercentage volgens individuele criteria, dat door de impact van de opleiding met minstens 10% kan dalen.

Aan de hand van de resultaten van feedback kun je als kwaliteitsmanager zien of resources correct werden beheerd. Dit kan al tijdens de ontwikkeling van de training en niet alleen aan het einde van de training. Op deze manier kun je actie ondernemen en mogelijke afwijkingen van wat eerder was gepland, corrigeren en proberen zoveel mogelijk de positieve impact te maximaliseren.

Links en verdere informatie (inclusief bronnen van derden, video's, enz.):

• IN-QUAL project’s Common Reference Framework, paragraph 1.1.1. Methodology for internal evaluation.
• Simplify Training. (n.d.). How to Conduct an Effective Training Session. Retrieved on 29 January 2020, from https://simplifytraining.com/article/how-to-conduct-an-effective-training-session/
• Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social Direção Geral do Emprego e das Relações de Trabalho (DGERT), Direção de Serviços de Qualidade e Acreditação (DSQA). 2017. https://certifica.dgert.gov.pt (23/03/2020).
• Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social Direção Geral do Emprego e das Relações de Trabalho (DGERT), Direção de Serviços de Qualidade e Acreditação (DSQA). 2017.Certification Guide for Training Entities (67).
• Cedefop – European Centre for the Development of Vocational Training. 2015. Handbook for VET Providers: Suport Internal Quality Culture (246).