3.5 - Implementatie

Abstract

Als kwaliteitsmanager van een beroepsopleiding moet je toezicht houden op de activiteiten en prestaties van het team en/of de organisatie. Toezicht houden is lastig aangezien je constant te maken hebt met deadlines, de resultaten van een bepaalde activiteit en de kwaliteitscontrole. Bovendien moet je met de resultaten van de kwaliteitscontroles feedback geven aan je team en/of je werkgever om de kwaliteitsnormen van het beroepsonderwijs te garanderen.

Waarom is dit belangrijk voor jou als kwaliteitsmanager?

• Zo blijf je constant op de hoogte van de items die je moet controleren, de deadlines en kun je klaar staan ​​om collega's te ondersteunen met verduidelijkingen
• Om te weten te komen of jouw team de doelen heeft bereikt die ze moesten bereiken, op tijd en volgens de kwaliteitsnormen
• Zo leer je hiaten en verbeterpunten opsporen door wat je team heeft bereikt te vergelijken met de kwaliteitsnormen
• Het wekken van vertrouwen in de kwaliteit van het werk van het team omdat je mogelijk ook corrigerende maatregelen moet nemen om te voorkomen dat je niet aan de technische en kwaliteitseisen voldoet
• Om de consistentie te controleren van wat je hebt beloofd tijdens de ontwerpfase en te monitoren wat er werkelijk is gebeurd vanuit technisch en kwalitatief oogpunt
• Om een ​​gevoel van eigenaarschap te creëren binnen het bedrijf, aangezien het een hulpmiddel is waarmee je met jouw team kunt communiceren.

Hoe moet ik de actie uitvoeren?

Als het op implementatie aankomt, bestaan er geen one size fits all oplossingen maar hieronder stellen we enkele stappen voor:

• Allereerst moet je je bewust zijn van de doelen die je moet bereiken, de kwaliteitsnormen en de deadlines van de activiteiten die je team ontwikkelt
• Heb je in jouw organisatie een Kwaliteitscommissie die je kunt inschakelen of moet je externe belanghebbenden betrekken via focusgroepen, enquêtes en interviews?
• Zodra je voor de bril hebt wat er moet gebeuren, ontwikkel je een werkdocument, het zogenaamde implementatieplan, ter ondersteuning van dynamische implementatie
• Het implementatieplan ondersteunt je bij het in kaart brengen van de verschillende stappen, waarbij elke stap wordt toegewezen aan één specifieke persoon of team met een duidelijke tijdlijn; in het implementatieplan moet je jouw kwaliteitsstrategie opsplitsen in hapklare stappen, waarbij je elke stap (indien nodig) toewijst aan één of meer mensen en deadlines
• Je werkt wellicht met onlinesystemen (zoals Googledrive + Asana) of gewoon een stuk papier en een agenda of projectmanager.com, enz. Wat belangrijk is, is dat mensen er op een gezamenlijke manier mee kunnen werken
• Het kan zijn dat je een dynamisch GANTT-diagram nodig hebt om de consistentie en het tijdschema te controleren.

Hoe moet ik weten of ik impact heb gehad waardoor de kwaliteit van het aanbod van beroepsonderwijs is verbeterd en in welke mate? (Indicatoren ook gekoppeld aan de EQAVET, indien aanwezig):

• Mogelijk zie je dat het team zijn doelstellingen bereikt en dat herstelmaatregelen met succes worden uitgevoerd
• De tijd die je besteedt aan het uitvoeren van activiteiten neemt af
• Jouw bedrijf verhoogt de kwaliteitsnormen van zijn leveringen
• Je blijft gemakkelijker op schema met je team want iedereen kent de kwaliteitsnormen die moeten worden bereikt en hoe je dat moet doen.

Links en verdere informatie (inclusief bronnen van derden, video's, enz.):

• Bero LA, Grilli R, Grimshaw JM, Harvey E, Oxman AD, Thomson MA, 2016. Quality Standards, Process and Methods Guide. 
• Smartsheets. 2020. From Strategy to Execution: How to Create a Sustainable, Repeatable Implementation Plan. [https://www.smartsheet.com/implementation-plan]. Last access 27.03.2020.
• Malsam William. December 2019. Implementation Plan: How to Create and Execute One.[https://www.projectmanager.com/blog/implementation-plan]. Last access 27.03.2020.