1.4 - O que devo fazer enquanto gestor da qualidade

Resumo

Como Gestor da Qualidade, deve promover e alertar para a cultura de qualidade junto do prestador de EFP, clarificando também os colegas de trabalho. É responsável pela política de formação e pela sua gestão e coordenação
geral, assegurando:

  • o planeamento, implementação, monitorização, controlo e avaliação do plano de formação;
  • a gestão dos recursos de formação (ver cartão de ação 3.1);
  • a qualidade nas relações com as partes interessadas externas que afetam o plano de formação;
  • a articulação entre os formadores e os formandos e outras partes interessadas envolvidas (ver cartão de ação 2.5);
  • a promoção de ações de análise crítica e melhoria contínua e a implementação de mecanismos de qualidade de formação (ver cartão de ação 1.2);
  • a integração de sistemas de certificação atualizados;
  • o alinhamento entre as práticas formativas implementadas na entidade e os requisitos de certificação

Porque é que isto é importante para si enquanto GQ?

  • para compreender a sua posição na estrutura da organização;
  • conhecer os interlocutores / áreas com as quais se relaciona para definir competências e indicadores de desempenho;
  • para identificar lacunas no currículo, bem como qual formação é mais necessária;
  • fornecer um conjunto de recursos essenciais para uma ação de qualidade em cada fase do ciclo de formação e para as áreas de formação em causa;
  • para assegurar que o planeamento da atividade de formação se baseia nas necessidades previamente identificadas;
  • para incentivar a orientação para os resultados e as práticas de melhoria contínua dos formadores;
  • procurar práticas que sejam mais profissionais

Assim, para alcançar seus objetivos, é importante possuir as seguintes competências:

  • Competências de comunicação: Estas competências ajudá-lo-ão a transmitir informação e formação a públicos constituídos por diferentes origens e personalidades
  • Competências de tomada de decisão: estas podem ser valiosas para determinar programas de formação bem-sucedidos
  • Competências de liderança: a maioria da GQ é responsável pelo envolvimento do pessoal numa variedade de responsabilidades e deveres. Terá a possibilidade de o motivar e ensinar
  • Competências de colaboração: é importante, uma vez que está a trabalhar com estagiários, instrutores, outros gestores e partes interessadas externas.

Como devo implementar esta ação?

Deve trabalhar em várias frentes para alcançar sucesso como GQ:

  • Fazer uma análise SWOT (para entender as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas);
  • Definir os objetivos e indicadores do centro de EFP para os medir;
  • Chegar a acordo sobre uma visão/missão;
  • Compreender as necessidades de formação do pessoal, a fim de treiná-lo e avaliá-lo (melhoria contínua);
  • Envolver todas as partes interessadas relevantes;
  • Monitorizar a reserva de equipamentos de acordo com as necessidades da organização;
  • Avaliar anualmente prestadores e prestadores externos;
  • Manter uma lista das avaliações;
  • Medir a satisfação dos clientes através de questionários ou de outras formas;
  • Manter registos de reclamações e não conformidades e aplicar ações corretivas;
  • Monitorizar mudanças e oportunidades de melhoria contínua;
  • Avaliar anualmente ou semestralmente todos os departamentos (Avaliação Interna);
  • Manter atualizada a documentação geral de todo o sistema de gestão da qualidade

Como devo saber se causei impacto, aumentando a qualidade da prestação de EFP e em que medida?

Os indicadores seguintes devem estar de acordo com a visão/missão do centro de EFP e na maioria dos casos devem situar-se entre 75-90%:

  1. % de projetos dentro do prazo, objetivo e orçamento;
  2. % dos prazos de planeamento alcançados;
  3. % de riscos estratégicos mitigados;
  4. % de conhecimento alcançado com a formação;
  5. % de satisfação de estagiários e outro pessoal;
  6. % de planos de desenvolvimento pessoal concluídos;
  7. % dos planos de desenvolvimento de competências realizados

A percentagem acima mencionada de 75-90% não se aplica a estes dois indicadores:

  1. % de tarefas pessoais vencidas
  2. % de défice de competências

Links e outras leituras

  • Cedefop 2015, Handbook for VET providers (Manual para prestadores de EFP)[https://www.cedefop.europa.eu/files/3068_en.pdf]. Último acesso em 15.04.2020
  • Fundação Europeia para a Formação, 2015, PROMOTING QUALITY ASSURANCE IN VOCATIONAL EDUCATION AND TRAINING (PROMOVER A GARANTIA DE QUALIDADE NO ENSINO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL) [https://www.etf.europa.eu/sites/default/files/m/B77049AC22B5B2E9C125820B006AF647_Promoting%20QA%20in%20VET.pdf] (Último acesso em 15.04.2020)
  • My Majors, «What skills are required for Computer and Information Systems Managers?» (Quais as competências necessárias para Gestores de Sistemas de Computadores e Informação)https://www.mymajors.com/career/quality-assurance-manager-qa-manager-/skills/ (Último acesso em 30.04.2020)
  • Adrie J. Visscher (Editor) ,(2009), «Improving Quality Assurance in European Vocational Education and Training: Factors Influencing the Use of Quality Assurance Findings 2009th Edition» (Melhorar a Garantia da Qualidade no Ensino e Formação Profissional Europeus: Fatores que Influenciam a Utilização dos Resultados da Garantia da Qualidade Edição de 2009), Springer, 192 páginas, https://www.amazon.com/Improving-Assurance-European-Vocational-Education-dp-9048181496/dp/9048181496/ref=mt_paperback?_encoding=UTF8&me=&qid=1588600523
Glossary
Unit 1
Time - Preparatory phase:
High: (more than 1 week < 40 hrs)
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High: (every day)
Time - Length of commitment:
High: (> 1 month)
HR - Number of staff members:
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Economic investment:
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