2.7 - Gestão do Tempo

Resumo

A Gestão do Tempo é um elemento essencial da Gestão da Qualidade. Como Gestor da Qualidade, deve aprender a conhecer a Tripla Restrição, também chamada de Triângulo de Gestão de Projetos. Este é um modelo que pode ser utilizado para identificar os elementos essenciais que descrevem a Qualidade geral de um projeto. Esses elementos são Escopo, Custo e Tempo.

Porque é que isto é importante para si enquanto GQ?

• Para melhorar a qualidade geral da organização: aprender a gerir a restrição temporal de um projeto é uma questão que o Gestor da Qualidade não pode subestimar, uma vez que é um dos três pilares que podem determinar o resultado final do projeto
• Para apoiar o processo de tomada de decisão: qual ou quais destas restrições priorizar muitas vezes é uma decisão que o Gestor da Qualidade não pode tomar
• Para poder estabelecer prioridades entre as diferentes restrições: por vezes, quando as restrições de tempo são fixas (por exemplo, para um Curso de Formação que precisa de ser concluído num número determinado de meses), o Gestor da Qualidade deve determinar o Custo e o Escopo do projeto de acordo (o Escopo de um projeto pode ser a sua complexidade, ou seja, o número de atividades que precisam de ser feitas para o considerar completo). Noutras situações, o Escopo ou o Custo de um projeto podem ser fixos ou podem ser considerados prioritários, e o tempo necessário deve ser determinado em função de tais requisitos.
• Para ser capaz de estimar a quantidade de tempo necessária para implementar ações ou intervenções de qualidade

Como devo implementar esta ação?

• Preparar um cronograma de cada projeto, incluindo todas as atividades a serem realizadas durante o projeto, sem esquecer também as atividades de Gestão da Qualidade
• Usar a técnica designada como «estrutura de distribuição de tarefas» ou WBS e, a partir daí, calcular a quantidade de trabalho necessário para implementar as ações individuais. A imagem seguinte é um exemplo de uma estrutura WBS não relacionada com a Gestão da Qualidade. Pode saber mais na secção leituras adicionais

• criar um cronograma de todo o projeto. A ferramenta mais comum utilizada para o efeito é o gráfico de Gantt (um gráfico de barras que mostra as diferentes atividades como barras individuais no gráfico), o que ajuda a visualizar imediatamente o Tempo necessário para implementar uma ação de qualquer tipo, e compará-lo com a duração total do projeto

• utilizar estes instrumentos não só na fase de planeamento, mas também durante todas as fases do projeto, como forma de detetar atrasos imediata e claramente, quer sejam causados por estimativas incorretas, ou por algum motivo externo, e ajustar o calendário em conformidade.

Como devo saber se causei impacto, aumentando a qualidade da prestação de EFP e em que medida?

• tem um fluxo de trabalho realista e viável graças ao desenvolvimento do gráfico do WBS e do gráfico de Gantt
• os resultados são entregues a tempo
• Em caso de um atraso, as medidas corretivas tomadas foram eficazes para evitar mais atrasos.

Links e outras leituras

• Sobre o Triângulo de Gestão de Projetos:

Em alguns casos os termos usados para descrever os três elementos do triângulo podem mudar, por exemplo, nalguns vídeos abaixo, o termo Escopo é substituído pelo termo Qualidade num dos cantos do triângulo. A ideia base é a mesma, o resultado de um projeto depende do tempo disponível, do investimento feito e da complexidade do que se pretende alcançar. O modelo pode ser adaptado às necessidades da organização ou projeto específico.

https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle

https://www.youtube.com/watch?v=JHSHOAfV-uw

https://www.youtube.com/watch?v=MKEyF2dmGaM

https://www.youtube.com/watch?v=wJoipiqjsTc

• Na WBS:

https://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure

https://www.workbreakdownstructure.com/how-to-make-a-work-breakdown-structure.php

• Nos gráficos de Gantt:

https://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart