3.5 - Implementação
Resumo
Como Gestor da Qualidade da sua organização de EFP, precisa de monitorizar as atividades e os resultados da sua equipa e/ou da sua organização. Mas é bastante difícil fazer isso, pois precisa de verificar constantemente os prazos, os resultados de uma determinada atividade e a sua qualidade. E, com os resultados das suas verificações de qualidade, tem de prestar feedback à sua equipa e/ou ao seu chefe, a fim de garantir os padrões de qualidade da sua organização de EFP.
Porque é que isto é importante para si enquanto GQ?
- Para estar constantemente atualizado em relação aos itens que precisa de verificar, os respetivos prazos e pronto para dar apoio aos seus colegas com esclarecimentos;
- Para compreender se a sua equipa alcançou os objetivos que tinha de alcançar;
- Para compreender se a sua equipa atingiu os objetivos que tinha e em quanto tempo;
- Para compreender se a sua equipa atingiu os seus objetivos, dentro do prazo e de acordo com os padrões de qualidade;
- Para identificar lacunas e áreas de melhorias, comparando o que a sua equipa alcançou com os padrões de qualidade;
- Para criar confiança na qualidade do trabalho de sua equipa, pois pode ser necessário implementar ações corretivas para evitar os riscos de não atingir os requisitos técnicos e de qualidade;
- Para verificar a consistência entre aquilo com que se comprometeu durante a fase de conceção e o que aconteceu, monitorizando do ponto de vista técnico e de qualidade;
- Para criar um sentimento de propriedade dentro da sua empresa, pois é uma ferramenta através da qual pode comunicar com a sua equipa.
Como devo implementar esta ação?
Quando se trata de implementação, não há soluções de tamanho único, mas abaixo sugerimos algumas medidas a serem tomadas:
- Em primeiro lugar, precisa de estar ciente dos objetivos a alcançar, dos padrões de qualidade e dos prazos das atividades que a equipa está a desenvolver;
- Tem na sua organização um Comité Consultivo de Qualidade Padrão que tem de envolver ou tem de envolver as partes interessadas externas através de grupos focais, pesquisas e entrevistas?
- Quando tiver em mente todos estes aspetos de forma clara, tem de desenvolver um documento de trabalho, nomeadamente o seu plano de implementação, que pode apoiar a sua implementação dinâmica;
- O plano de implementação apoia o mapeamento das diferentes etapas, cada etapa é atribuída a uma pessoa ou equipa específica com um cronograma definido; no plano de implementação é necessário dividir a sua estratégia de qualidade em etapas identificáveis, atribuindo cada etapa (se necessário) a uma ou mais pessoas com prazo;
- Pode usar como documento de trabalho sistemas online (como o Google drive + Asana) ou apenas um pedaço de papel e uma agenda ou a página projectmanager.com, etc. O importante é as pessoas trabalharem no documento de forma colaborativa;
- É possível que precise de um gráfico dinâmico de GANTT para verificar a consistência e o cronograma;
Como devo saber se causei impacto, aumentando a qualidade da prestação de EFP e em que medida? (Indicadores também ligados ao EQAVET, se houver):
- Pode ver que a equipa está a alcançar os objetivos e que ações corretivas estão a ser realizadas com sucesso;
- O tempo gasto a implementar atividades diminui;
- A sua empresa está a aumentar os padrões de qualidade das entregas;
- Estar no caminho certo com a sua equipa é fácil, pois todos conhecem os padrões de qualidade a atingir e como fazê-lo.
Links e outras leituras (inclui também recursos de terceiros - vídeos, etc.):
- Bero LA, Grilli R, Grimshaw JM, Harvey E, Oxman AD, Thomson MA, 2016. Quality Standards, Process and Methods Guide (Guia de Padrões de Qualidade, Processos e Métodos).
- Smartsheets. 2020. From Strategy to Execution: How to Create a Sustainable, Repeatable Implementation Plan (Da Estratégia à Execução: Como Criar um Plano de Implementação Sustentável e Repetível). [https://www.smartsheet.com/implementation-plan].]. Último acesso em 27.03.2020.
- Malsam William. Dezembro de 2019. Implementation Plan: How to Create and Execute One (Plano de Implementação: Como Criar e Executar). [https://www.projectmanager.com/blog/implementation-plan]. Último acesso em 27.03.2020.