2.7 - Gestione del tempo

Sintesi

La Gestione del Tempo è un elemento chiave della Gestione della Qualità. Come Responsabile della Qualità dovresti acquisire familiarità con il Triplo Vincolo, conosciuto anche come Triangolo della Gestione del Progetto. È un modello che può essere usato per identificare gli elementi chiave che descrivono la qualità complessiva di un progetto. Questi elementi sono Scopo, Costo, e Tempo.

Perché è importante per te in quanto Responsabile della Qualità?

Per migliorare la qualità generale dell'organizzazione: imparare a gestire i vincoli di tempo in un progetto è un elemento che il Responsabile della Qualità non può sottovalutare, dato che costituisce uno dei tre pilastri decisivi per la riuscita di un progetto.
Per supportare il processo decisionale: stabilire quale/i vincolo/i sia/no prioritario/i è una decisione che spesso il Responsabile della Qualità non può prendere.
Per essere in grado di stabilire le priorità tra i vari vincoli: a volte, quando le scadenze sono prefissate (ad esempio in un corso di formazione che deve essere completato in un dato numero di mesi), il Responsabile della Qualità deve determinare il costo e lo scopo del progetto di conseguenza (lo Scopo di un progetto può essere inteso come la sua complessità, quindi il numero di attività che vanno svolte per poterlo considerare completo). In altre situazioni il costo e lo scopo possono essere fissi o essere considerati una priorità e quindi il tempo andrà regolato di conseguenza.
Per essere in grado di stimare il tempo necessario ad implementare azioni o interventi qualitativi.

Come dovrei implementare l'azione?

Preparare una tabella oraria per ogni progetto, includendo ogni attività che deve essere svolta nel corso dello stesso, senza dimenticare le attività di Gestione della Qualità.
Usa la tecnica definita “struttura di scomposizione del lavoro” (in inglese WBS) e partendo da qui fai una stima dello sforzo necessario per svolgere ogni singola attività. L'immagine che segue è un esempio di struttura di scomposizione del lavoro non inerente alla Gestione della Qualità. Potrai saperne di più nei prossimi paragrafi.

Crea un programma per tutto il progetto, lo strumento più utilizzato è il Diagramma di Gantt (un grafico a barre che mostra le diverse attività come singole barre nella tabella), che aiuta a visualizzare subito il tempo necessario ad implementare ogni singola attività e a metterlo in relazione con il tempo richiesto per il progetto nella sua interezza.

Utilizza questi strumenti non solo nella fase preparatoria, ma in tutti gli stadi del progetto in modo tale da poter cogliere con chiarezza ed immediatezza dei ritardi, causati da stime inesatte o problemi esterni ed aggiusta la tabella di conseguenza.

Come faccio a sapere se ho avuto un impatto, aumentando così la qualità dell’offerta VET, e in che misura? (Indicatori connessi anche con EQAVET, se ce ne sono):

Se si ha un flusso di lavoro realistico e gestibile grazie allo sviluppo di una tabella WBS e del Diagramma di Gantt.
Se i risultati arrivano per tempo
Se nell'eventualità di un ritardo le azioni correttive siano stati utili a non prolungarlo.

Link e ulteriori letture (comprese risorse di terze parti - video, ecc.):

Sul Triangolo di gestione del progetto:

In alcuni casi i termini utilizzati per definire i tre elementi del triangolo possono cambiare, ad esempio in alcuni dei video mostrati sotto, il termine “scopo” è sostituito da “qualità” in uno degli angoli del triangolo. L'idea alla base però è la stessa, che le potenzialità di un progetto dipendono dal tempo che si ha disposizione, dagli investimenti che vengono fatti e dalla complessità a cui si ambisce. Il modello può essere adattato alle diverse esigenze dell'organizzazione o del progetto specifici.

https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle

https://www.youtube.com/watch?v=JHSHOAfV-uw

https://www.youtube.com/watch?v=MKEyF2dmGaM

https://www.youtube.com/watch?v=wJoipiqjsTc