1.2 - Plan – Do – Check – Act: τέσσερα κυκλικά βήματα προς τον έλεγχο και τη βελτίωση της ποιότητας

Περίληψη

Ο κύκλος βελτίωσης της ποιότητας (PDCA) είναι ένα επαναλαμβανόμενο μοντέλο βελτίωσης που μπορείτε να εφαρμόσετε σε κάθε διάσταση του ιδρύματος ΕΕΚ σας. Αποτελείται από μια λογική ακολουθία τεσσάρων βημάτων:

  • Σχεδίασε: ορίστε ένα πρόβλημα και υποθέστε τις πιθανές αιτίες και λύσεις του·

  • Κάνε: εφαρμόστε μια λύση·

  • Έλεγξε: αξιολογήστε τα αποτελέσματα·

  • Δράσε: επιστρέψτε στο βήμα του σχεδιασμού εάν τα αποτελέσματα δεν είναι ικανοποιητικά, εάν όμως είναι, τυποποιήστε τη λύση που χρησιμοποιήσατε.

 

Γιατί σάς ενδιαφέρει ως Υπεύθυνο/-η Ποιότητας

  • Για να αναπτύξετε μια συστηματική προσέγγιση στη διαχείριση ποιότητας·

  • Για να προσεγγίσετε τη διαχείριση ποιότητας από μια προοπτική συνεχούς βελτίωσης.

Σημειώστε ότι ο κύκλος PDCA αναφέρεται συχνά και ως κύκλος PDSA (σχεδίασε, κάνε, μελέτησε, δράσε, plan - do - study - act). Το στάδιο του ελέγχου στον κύκλος PDCA εστιάζει στην επιτυχία ή την αποτυχία ενός σχεδίου (ακολουθούμενη από διορθωτικές ενέργειες), ενώ το στάδιο της μελέτης δίνει μεγαλύτερη έμφαση στην ανάγκη για ανάπτυξη μιας θεωρητικής πρόβλεψης των αποτελεσμάτων μιας ενέργειας βελτίωσης, καθώς και μιας μετέπειτα αξιολόγησης της εγκυρότητάς αυτής. Οι δύο εκδόσεις του κύκλου προκύπτουν από μελέτες του ίδιου ερευνητή, του W. Edwards Deming;  κάντε κλικ εδώ για να μάθετε περισσότερα για την εξέλιξη του κύκλου στον 20ο αιώνα.

 

Πώς θα εφαρμόσω τα παραπάνω στην πράξη

Σχεδίασε:

  • Εντοπισμός ενός τομέα που επιδέχεται βελτίωση
    Καθορισμός μιας στρατηγικής για την επίτευξη της εν λόγω βελτίωσης

    • Η ποιότητα του σχεδιασμού σε ένα ίδρυμα ΕΕΚ εξαρτάται από την υιοθέτηση ενός  στρατηγικού σχεδιασμού: την ανάπτυξη, δηλαδή, ενός συνεκτικού σχεδίου επίτευξης των αυτοπροσδιορισμένων στόχων του ιδρύματος με τους κατάλληλα ανατεθειμένους πόρους και μέσω μιας συστηματικής ευθυγράμμισης των δραστηριοτήτων με γνώμονα τους στόχους αυτούς.

    • Για να είστε σε θέση να αξιολογείτε εάν ένας στόχος έχει επιτευχθεί, είναι σημαντικό να ορίσετε δείκτες (τιμές που προσφέρουν πληροφορίες για το εάν και σε ποιο βαθμό έχουν επιτευχθεί οι στόχοι ποιότητας), καθώς και να θέσετε στόχους SMART:

      • Συγκεκριμένοι [Specific] (Ποιος/ποια; Τι; Πού; Πώς;)

      • Μετρήσιμοι [Measurable] (Πόσο; Πόσα;)

      • Επιτεύξιμοι [Achievable] (Μπορείτε ρεαλιστικά να τους πετύχετε;)

      • Σχετικοί [Relevant] (Ταιριάζει στο ευρύτερο πλαίσιο;)

      • Χρονικά προσδιορισμένοι [Timely] (Πότε;)

Κάνε:

  • Κατάρτιση προσωπικού (εάν απαιτείται)

  • Εφαρμογή της προηγουμένως καθορισμένης στρατηγικής

  • Συνεχής παρακολούθηση και μέτρηση των αποτελεσμάτων 

    • Ενώ το στάδιο της υλοποίησης είναι αρκετά απλό, η συλλογή των δεδομένων παρακολούθησης είναι κρίσιμη για την επίτευξη πραγματικής βελτίωσης στην ποιότητα. Ο τύπος και η ποσότητα των δεδομένων που θα συλλεχθούν ποικίλλει ανάλογα με τον τομέα βελτίωσης που επιλέξατε στο στάδιο του σχεδιασμού, καθώς και το είδος της στρατηγικής βελτίωσης που υιοθετείται. Το πλαίσιο EQAVET προσφέρει μια σειρά από δείκτες ποιότητας που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως βάση για μια πιο εμπεριστατωμένη συλλογή δεδομένων (βλ. Κεφάλαιο 1.3).

    • Η απόφαση για το πόσα και τι είδους δεδομένα θα συλλεχθούν πρέπει να παρθεί με γνώμονα σαφείς και προκαθορισμένους στόχους ποιότητας (οι οποίοι θα αξιολογηθούν στο στάδιο ελέγχου). Η υπερβολική ή/και η ανοργάνωτη συλλογή δεδομένων αργά ή γρήγορα θα αποθαρρύνει τους ενδιαφερόμενους από το να προσφέρουν (έγκυρη) εποικοδομητική κριτική.
       

Έλεγξε:

  • Ανάλυση των δεδομένων που συλλέχθηκαν στο στάδιο υλοποίησης («Κάνε»)

  • Αξιολόγηση των αποτυχιών και των επιτυχιών της στρατηγικής βελτίωσης ποιότητας που υιοθετήθηκε 

    • Συνιστάται η χρήση επαγγελματικών εργαλείων επεξεργασίας δεδομένων, ιδιαίτερα όταν καλείστε να διαχειριστείτε σημαντικό όγκο συλλεγόμενων δεδομένων. Σε κάποιες χώρες, η επεξεργασία δεδομένων και η ανάλυση των αποτελεσμάτων πραγματοποιούνται εξωτερικά από αρχές εκπαίδευσης, οι οποίες προσφέρουν στα ιδρύματα ΕΕΚ τα προσωπικά τους αποτελέσματα βαθμολογούμενα σε σχέση με τους εθνικούς μέσους όρους, επιτρέποντας έτσι τη συγκριτική αξιολόγηση και την κοινή μάθηση.
       

Δράσε:

  • Τυποποίηση της λύσης εάν τα αποτελέσματα είναι ικανοποιητικά, ή
  • Νέος στρατηγικός σχεδιασμός και στοχοθεσία βάσει των νέων εξελίξεων
    • Αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία των δεδομένων και έχουν εξαχθεί τα κατάλληλα συμπεράσματα, τα αποτελέσματα της αξιολόγησης πρέπει να συνοδεύονται από ένα λεπτομερές σχέδιο βελτίωσης της ποιότητας. Συνιστάται μια εις βάθος ανάλυση των αιτιωδών παραγόντων, καθώς και ο προσδιορισμός των δράσεων που πρέπει να ληφθούν για να επιτευχθεί η αλλαγή.Το διάγραμμα Ishikawa ή αλλιώς διάγραμμα ψαροκόκαλο και η ανάλυση Pareto αποτελούν χρήσιμα εργαλεία για αυτό το στάδιο της διαδικασίας βελτίωσης της ποιότητας.
    • Αφού εντοπιστούν και συμφωνηθούν οι τομείς αλλαγής και βελτίωσης, μπορεί να συνταχθεί ένα σχέδιο βελτίωσης, το οποίο θα προβλέπει διορθωτικές ενέργειες (με στόχο την αντιμετώπιση των αποτυχιών και ελλειμάτων που εντοπίστηκαν) και προσαρμοστικές ενέργειες (με στόχο την πραγματοποίηση διαρθρωτικών βελτιώσεων στο ίδρυμα ΕΕΚ και στα προγράμματα ΕΕΚ).
    • Αφού εγκριθεί από τα ανώτερα στελέχη, το σχέδιο βελτίωσης πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή υπό την εποπτεία του/της υπεύθυνου/-ης ποιότητας. Η ετοιμότητα των μελών του προσωπικού για αλλαγή ενδέχεται να παρακωλύσει την εφαρμογή του σχεδίου, ιδιαίτερα στην περίπτωση σημαντικών προσαρμογών. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να παρθούν διορθωτικά μέτρα, είτε για να βελτιωθούν οι ικανότητες του προσωπικού, είτε για να αυξηθεί η προσαρμοστικότητά αυτού στις αλλαγές.

Ο κύκλος PDCA είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικός χρησιμοποιείται στην επιχειρηματική εκπαίδευση από τον/την υπεύθυνο/-η ποιότητας του ιδρύματος. Μπορούν όμως να επιτευχθούν ακόμα καλύτερα αποτελέσματα όταν και τα άλλα μέλη του προσωπικού συμμετέχουν στη διαδικασία (βλ. Κεφάλαιο 2.6: Συμμετοχή του προσωπικού). Παραθέτουμε μερικές ιδέες για το πώς να εντάξετε τους/τις συναδέλφους/-ισσες σας στον κύκλο PDCA:

 

Πώς θα γνωρίζω εάν, και σε ποιο βαθμό, έχω συμβάλει στη βελτίωση της ποιότητας της παροχής ΕΕΚ;

  • Μια επιτυχής υλοποίηση της παρούσας δράσης θα οδηγήσει σε βελτιώσεις στην ποιότητα στους τομείς που καθορίστηκαν στο στάδιο του σχεδιασμού, κατόπιν μετρήσεών τους βάσει των κατάλληλων δεικτών. Η επιτυχής ολοκλήρωση του κύκλου PDCA θα οδηγήσει επίσης σε μια «προηγμένη» εκδοχή του σταδίου του σχεδιασμού, η οποία θα ξεπερνά την εσωτερική αξιολόγηση και θα συμπεριλαμβάνει εξωτερικούς παράγοντες που επηρεάζουν θετικά την ποιότητα (η αξιολόγηση μπορεί να γίνει μέσω μιας ανάλυσης SWOT). 

  • Αυτό που κάνει την εφαρμογή ενός συστήματος που βασίζεται στον κύκλο PDCA να ξεχωρίζει, είναι η συστηματική, συνεχής και τακτική χρήση του. Κάθε επιτυχημένη ολοκλήρωση του κύκλου σας βοηθά να αποκτήσετε μια σαφέστερη εικόνα της εμπειρικής κατάστασης και των μελλοντικών τάσεων, καθιστώντας σας ικανούς/-ές να βελτιστοποιήσετε τη στρατηγική βελτίωσής σας.

 

Σύνδεσμοι & περαιτέρω αναγνώσματα (περιλαμβάνονται πόροι, βίντεο κ.λπ. από τρίτους):

Θεωρία

Ομαδικές ασκήσεις για να μάθετε πώς να εφαρμόζετε τον κύκλο PDCA (για μέλη προσωπικού):

Βίντεο:

Glossary
Unit 1
Time - Preparatory phase:
μέτρια: (1 day - 1 week)
Time - Regular tasks:
μέτρια: (every week)
Time - Length of commitment:
υψηλή: (> 1 month)
HR - Number of staff members:
μέτρια: (up to 50%)
HR - Commitment by staff members:
υψηλή: (> 1 month)
Economic investment:
μέτρια: (investment is an option)
ICT skills:
καλές