1.4 - Τι πρέπει να κάνω ως Υπεύθυνος/-η Ποιότητας

Περίληψη

Ως Υπεύθυνος/-η Ποιότητας, θα πρέπει, εντός του παρόχου ΕΕΚ, να προωθείτε την κουλτούρα ποιότητας, να εγείρετε την ευαισθητοποίηση σχετικά με αυτήν, καθώς και να τη διασαφηνίσετε στους/στις συναδέλφους/-ισσές σας. Εσείς ευθύνεστε για την πολιτική κατάρτισης και τη γενική διαχείριση και συντονισμό της, διασφαλίζοντας: 

• τον σχεδιασμό, την εφαρμογή, την παρακολούθηση, τον έλεγχο, και την αξιολόγηση του σχεδίου κατάρτισης·
• τη διαχείριση των πόρων κατάρτισης (βλ. κάρτα δράσης 3.1)·
• την ποιότητα των σχέσεων με τους εξωτερικούς ενδιαφερόμενους που επηρεάζουν το σχέδιο κατάρτισης·
• τη συμβατότητα μεταξύ των εκπαιδευτών/-τριών και των εκπαιδευόμενων αλλά και των άλλων ενδιαφερόμενων που εμπλέκονται (βλ. κάρτα δράσης 2.5)·
• την προώθηση του ελέγχου και των ενεργειών συνεχούς βελτίωσης, καθώς και την εφαρμογή των μηχανισμών διαχείρισης της ποιότητας κατάρτισης (βλ. κάρτα δράσης 1.2)·
• την ενσωμάτωση ενημερωμένων συστημάτων πιστοποίησης·
• την ευθυγράμμιση των πρακτικών διαμόρφωσης που εφαρμόζονται εντός της οντότητας με τις αντίστοιχες απαιτήσεις πιστοποίησης.

Γιατί σάς ενδιαφέρει ως Υπεύθυνο/-η Ποιότητας;

• Για να κατανοήσετε τον ρόλο σας στη δομή του οργανισμού·
• Για να μάθετε τους συνδιαλεγόμενους σας / τους τομείς με τους οποίους μπορείτε να συσχετιστείτε για να ορίσετε τις ικανότητες και τους δείκτες απόδοσης·
• Για να εντοπίσετε κενά στο πρόγραμμα σπουδών, καθώς και να κρίνετε ποιου είδους κατάρτιση είναι περισσότερο αναγκαία·
• Για να παρέχετε πόρους που είναι απαραίτητοι για τις ενέργειες βελτίωσης της ποιότητας σε κάθε στάδιο του κύκλου κατάρτισης, αλλά και για τους τομείς κατάρτισης που κρίνονται ως οι πιο σημαντικοί·
• Για να διασφαλίσετε ότι ο σχεδιασμός των δραστηριοτήτων κατάρτισης γίνεται βάσει των αναγκών που προσδιορίστηκαν προηγουμένως·
• Για να ενθαρρύνετε την εστίαση στα αποτελέσματα και τις πρακτικές συνεχούς βελτίωσης των εκπαιδευτών·
• Για να υιοθετήσετε πρακτικές που είναι πραγματικά επαγγελματικές.

Επομένως, για να πετύχετε τους στόχους σας, είναι σημαντικό να κατέχετε τις παρακάτω δεξιότητες:

• Δεξιότητες επικοινωνίας: Αυτές οι δεξιότητες θα σας βοηθήσουν να προσφέρετε γνώσεις και κατάρτιση σε τάξεις αποτελούμενες από άτομα διαφορετικής καταγωγής και ιδιοσυγκρασίας
• Δεξιότητες λήψης αποφάσεων: Αυτές οι δεξιότητες μπορούν να σας φανούν χρήσιμες κατά την επιλογή αποτελεσματικών προγραμμάτων κατάρτισης
• Δεξιότητες ηγεσίας: Η ανάθεση διαφόρων ευθυνών και καθηκόντων στο προσωπικό εμπίπτει στην αρμοδιότητα των περισσότερων Υπεύθυνων Ποιότητας. Θα είστε σε θέση να ενθαρρύνετε και να διδάξετε τους/τις συναδέλφους/-ισσές σας 
• Δεξιότητες συνεργασίας: Αυτές είναι σημαντικές για τη συνεργασία με εκπαιδευόμενους/-ες, εκπαιδευτές/-τριες, ανώτερα στελέχη και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους.

Πώς θα εφαρμόσω τα παραπάνω στην πράξη;

Θα πρέπει να μεριμνάτε για πολλά διαφορετικά ζητήματα ταυτόχρονα εάν θέλετε να πετύχετε ως Υπεύθυνος/-η Ποιότητας:

• Πραγματοποιήστε μια ανάλυση SWOT (για να κατανοήσετε τις ανάγκες και τις προσδοκίες όλων των ενδιαφερόμενων μερών)·
• Θέστε στόχους για το κέντρο ΕΕΚ και ορίστε δείκτες για να τους μετράτε·
• Συμφωνήστε σε μια αποστολή/όραμα·
• Κατανοήστε τις ανάγκες κατάρτισης του προσωπικού, για να είστε σε θέση να προχωρήσετε στην αποτελεσματική κατάρτιση και αξιολόγησή του (συνεχής βελτίωση)·
• Προσεγγίστε όλους τους σχετικούς ενδιαφερόμενους·
• Μεριμνήστε για την επάρκεια σε εξοπλισμό σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού·
• Να αξιολογείτε τους προμηθευτές και τους υπεργολάβους σε ετήσια βάση·
• Να τηρείτε μια λίστα με τους ανωτέρω που αξιολογήθηκαν·
• Να μετράτε την ικανοποίηση των πελατών με τη χρήση ερωτηματολογίων, ή και με άλλους τρόπους·
• Να τηρείτε αρχείο με τα παράπονα και τις μη συμμορφώσεις και να λαμβάνετε διορθωτικά μέτρα·
• Να παρακολουθείτε τις μεταβολές και τις ευκαιρίες για συνεχή βελτίωση·
• Να αξιολογείτε όλα τα τμήματα σε ετήσια ή εξαμηνιαία βάση (εσωτερική αξιολόγηση)·
• Να τηρείτε και να ενημερώνετε μια γενική έγγραφη τεκμηρίωση ολόκληρου του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.

Πώς θα γνωρίζω εάν και σε ποιο βαθμό έχω συμβάλει στη βελτίωση της ποιότητας της παροχής ΕΕΚ; 

Οι παρακάτω δείκτες πρέπει να συμβαδίζουν με το όραμα/αποστολή του κέντρου ΕΕΚ και στις περισσότερες περιπτώσεις να κυμαίνονται μεταξύ 75-90%:

1. % των έργων που ολοκληρώθηκαν εγκαίρως, εντός πλαισίου και προϋπολογισμού·
2. % των σχεδιασμένων προθεσμιών που τηρήθηκαν·
3. % των στρατηγικών ρίσκων που μετριάστηκαν·
4. % των γνώσεων που αποκτήθηκαν μέσω κατάρτισης·
5. % των εκπαιδευόμενων και του προσωπικού που έμειναν ικανοποιημένοι/-ες·
6. % των σχεδίων προσωπικής ανάπτυξης που ολοκληρώθηκαν·
7. % των σχεδίων ανάπτυξης δεξιοτήτων που εκτελέστηκαν.

Τα ανωτέρω ενδεικνυόμενα ποσοστά 75-90% δεν ισχύουν για τους ακόλουθους δύο δείκτες:

      8. % των προσωπικών εργασιών που καθυστέρησαν·
      9. % ήταν το ποσοστό που ανήλθε το χάσμα δεξιοτήτων.

Σύνδεσμοι & περαιτέρω αναγνώσματα:

• Cedefop 2015, Handbook for VET providers [https://www.cedefop.europa.eu/files/3068_en.pdf]. Last accessed 15/04/2020
• European Training Foundation, 2015, PROMOTING QUALITY ASSURANCE IN VOCATIONAL EDUCATION AND TRAINING [https://www.etf.europa.eu/sites/default/files/m/B77049AC22B5B2E9C125820B006AF647_Promoting%20QA%20in%20VET.pdf] (Last accessed 15/04/2020)
• My Majors, “What skills are required for Computer and Information Systems Managers?” https://www.mymajors.com/career/quality-assurance-manager-qa-manager-/skills/ (Last accessed 30/04/2020)
• Adrie J. Visscher (Editor) ,(2009), “Improving Quality Assurance in European Vocational Education and Training: Factors Influencing the Use of Quality Assurance Findings 2009th Edition”, Springer, 192 pages, https://www.amazon.com/Improving-Assurance-European-Vocational-Education-dp-9048181496/dp/9048181496/ref=mt_paperback?_encoding=UTF8&me=&qid=1588600523